Beginnen als zzp’er voelt op één dag als bureaucratie en op de andere als leegte: waar begin je, waar houd je op? Deze pagina volgt de volgorde waarin je er de komende maanden mee te maken krijgt en verwijst je bij elk knooppunt door naar het artikel dat verdiept. Werk hem van boven naar beneden af; dan ontstaat je administratie vanzelf.
Eerst de vorm kiezen
De eerste vraag is niet “welke naam” of “welke bank”, maar welke rechtsvorm bij je past. Voor 95% van de starters is dat een eenmanszaak: één aangifte, één balans, alles op jouw naam. Een bv wordt pas interessant vanaf een winst tussen de € 130.000 en € 160.000 per jaar; onder dat omslagpunt kost hij meer dan hij oplevert. Wil je dat expliciet doorrekenen, dan doe je dat later; nu is de eenmanszaak de logische start.
Inschrijven bij de KVK en de eerste post
Met dat besluit ga je naar de KVK. Een KVK-inschrijving kost eenmalig € 85,15 en levert je een KVK-nummer én, binnen twee weken, een btw-id per post. Die twee nummers zijn niet hetzelfde: het KVK-nummer identificeert je bedrijf, het btw-id gebruik je op facturen. Terwijl je wacht op de brief, kies je een bedrijfsnaam die je merk kan dragen en check je bij de KVK of hij vrij is. Een SBI-code kies je bij de inschrijving; die classificeert wat je doet en heeft nauwelijks fiscale gevolgen, dus twijfel er niet lang over.
De regel-drempels: KOR en urencriterium
Zodra de brief er is, komen twee keuzes. De kleineondernemersregeling (KOR) laat je onder de € 20.000 omzet per jaar zonder btw factureren, wat rekenwerk scheelt maar je aftrek van voorbelasting kost. Voor een dienstverlener zonder investeringen is dat vaak aantrekkelijk; voor een webshop met voorraad zelden. Wacht met aanmelden tot je weet welke kant je opgaat, want de KOR heeft een uitsluitingsperiode van het lopende plus het volgende jaar zodra je afmeldt of over de grens gaat.
De tweede drempel is het urencriterium van 1.225 uur per jaar. Haal je die uren en werk je écht als ondernemer, dan open je twee ondernemersaftrekken: de zelfstandigenaftrek van € 1.200 en, in maximaal drie van je eerste vijf jaar, de startersaftrek van € 2.123 bovenop. Registreer je uren vanaf dag één, ook als je pas laat in het jaar begint; achteraf reconstrueren kost meer tijd dan bijhouden. Vergeet niet dat óók de aanloopuren vóór je KVK-inschrijving meetellen als je toen al aantoonbaar bezig was met opzetten (marktonderzoek, eerste gesprekken, cursussen).
Zakelijke rekening en administratie opzetten
Een aparte zakelijke rekening is voor een eenmanszaak wettelijk niet verplicht, maar praktisch onmisbaar: hij scheidt zakelijk van privé zodat je aan het eind van het kwartaal in tien minuten je btw ziet in plaats van een uur puzzelen. Kies een rekening met CSV-export naar je boekhoudpakket; alle andere features zijn bijzaak. Direct daarna zet je je administratie op: één map voor bonnen, één rekening voor het geld, één plek voor uren. Wie dit in de eerste week doet, houdt het jaren vol; wie het uitstelt, staat elk kwartaal opnieuw voor een berg.
Je eerste factuur en je eerste kwartaal
De eerste factuur heeft acht verplichte elementen: datum, factuurnummer, jouw NAW en btw-id, klant-NAW, omschrijving, bedragen (excl. btw, btw, incl. btw) en het tarief. Miss er een, dan is de factuur formeel ongeldig en kan je klant de btw niet terugvragen. Een nummerreeks kies je één keer en ga je nooit meer breken (geen gaten, geen overspringen). Als je hulp wil bij de eerste offerte, staat er op de offerte-pagina een voorbeeld.
Je eerste kwartaal verloopt zonder verrassingen als je dit ritme aanhoudt: elke week 15 minuten bonnen en bankafschrift, in de laatste week van het kwartaal 90 minuten aangifte doen en betalen in één zitting. Zet € 21 per € 100 omzet direct opzij op een spaarrekening, dan is de aangifte in april/juli/oktober/januari een overboeking in plaats van een schrik. Voor de details van dat proces: de gids in cluster btw-aangifte.
Voorlopige aanslag en verzekeringen
De inkomstenbelasting valt pas in mei van het volgende jaar in de bus, en dan is ’t een klap. Vraag een voorlopige aanslag aan zodra je weet dat er winst inzit: dan betaal je maandelijks in plaats van in één keer, en de belastingrente van 5% bespaar je erbovenop. Ook: bekijk welke verzekeringen je nodig hebt. Aansprakelijkheid en een simpele beroepsaansprakelijkheid zijn voor bijna elke dienstverlener zinvol; een private aov (arbeidsongeschiktheid) is duur maar het enige echte vangnet. De verplichte BAZ komt op zijn vroegst in 2030.
Van tweede jaar en verder
Vanaf je tweede jaar daalt je aftrek als de startersaftrek op is; dan hoort je uurtarief mee te groeien. Bereken opnieuw wat je nodig hebt met de uurtariefcalculator. Groei je richting € 20.000 omzet en zit je in de KOR, plan dan het voorbij-de-KOR-moment: je aanvraag intrekken en weer btw rekenen kost geen boete, alleen aandacht.
Als deze route bij je past
Beginnen als starter? Voor starters legt kort uit wat BTW Vriend in de eerste maanden voor je doet. Zit je nog op een ander pakket of Excel? Voor overstappers en voor Excel-gebruikers laten zien hoe je zonder verlies overkomt. Wil je een compact overzicht in pdf? Download het gratis e-book “Je eerste jaar als zzp’er”. Overweeg je een groepscursus? De starterscursus staat op de rol.
Bronnen
- Belastingdienst, Inkomstenbelasting voor ondernemers
- KVK, Belastingtarieven 2026
- KVK, Inschrijfvergoeding
- Belastingdienst, Kleineondernemersregeling