Ik heb de factuur al verstuurd, kan ik hem nog aanpassen?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Een verstuurde factuur is een vaststaand document: jouw exemplaar en dat van je klant moeten voor altijd hetzelfde zeggen. Fout bedrag, verkeerde klant, vergeten btw: je lost het nooit op door de factuur stilletjes te wijzigen en opnieuw te sturen, maar altijd via de creditfactuur-route. Die klinkt formeler dan hij is: het zijn drie stappen van vijf minuten.

Waarom niet gewoon aanpassen?

Omdat er dan twee versies van dezelfde factuur bestaan (één bij jou, één bij je klant) en je administratie precies daarop gecontroleerd wordt. Bovendien is de btw van de oude factuur mogelijk al in een aangifte verwerkt. De creditfactuur maakt de correctie zichtbaar in plaats van onzichtbaar, en dat is precies wat een sluitende administratie betekent.

De creditfactuur-route in drie stappen

Stap 1: maak de creditfactuur. Een gewone factuur met het eerstvolgende nummer uit je reeks, dezelfde bedragen als het origineel maar dan negatief (inclusief de btw), en een duidelijke verwijzing: “creditering van factuur 2026-014 d.d. 12 augustus 2026”. Stap 2: maak de nieuwe, correcte factuur met wéér het volgende nummer. Stap 3: stuur beide naar je klant en bewaar alle drie de documenten (origineel, credit en nieuwe) zeven jaar in je administratie. De reeks blijft sluitend en iedereen kan navolgen wat er gebeurde.

Kleine fout, nog niets mee gebeurd?

Staat er een typefout in het adres of de omschrijving, zonder gevolg voor bedragen of btw, en heeft je klant de factuur nog niet verwerkt of betaald? Dan wordt er in de praktijk weleens in overleg een vervangende versie gestuurd. Het mag, maar het nette antwoord blijft: bij twijfel crediteren; het kost je vijf minuten en er kan nooit meer discussie over ontstaan. Zodra bedragen, btw of de tenaamstelling geraakt worden, is crediteren simpelweg de enige route.

Wat doet de correctie met je btw-aangifte?

Dat hangt van de timing af. Valt de creditfactuur in hetzelfde kwartaal als het origineel, dan salderen ze vanzelf in je aangifte en merk je er niets van. Zit het origineel in een kwartaal waarover je al aangifte deed, dan verwerk je de creditfactuur gewoon in het lopende tijdvak; de btw die je te veel afdroeg, komt zo vanzelf terug. Gaat het om een grotere correctie of een echte fout in een oude aangifte, lees dan hoe corrigeren en suppleren werkt.

Andersom: een foute factuur ontvángen?

Zelfde principe, andere kant op: vraag je leverancier om een creditfactuur en een nieuwe, correcte factuur, en trek geen voorbelasting af op basis van een factuur waarvan je wéét dat hij fout is. Een correcte inkoopfactuur is de voorwaarde voor jouw btw-aftrek, dus je vraagt hier niets bijzonders; elke serieuze leverancier regelt dit zonder morren.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen