Hoe factureer ik een aanbetaling?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Een aanbetaling vragen is voor grote opdrachten gewoon verstandig ondernemen: je schiet nooit maanden werk voor en je test meteen het betaalgedrag van je klant. De administratieve kant is simpeler dan hij lijkt, met één hoofdregel: een aanbetaling is geen “potje vooruit” maar gewone omzet, dus je stuurt er een echte factuur voor, mét btw.

De hoofdregel: factuur mét btw, direct

Over een vooruitbetaling ben je de btw meteen verschuldigd; je wacht dus niet tot de klus af is. Praktisch: je stuurt een gewone factuur (“Aanbetaling 30% voor project X, conform offerte 2026-014”) met btw erover, die factuur draait gewoon mee in je btw-aangifte van dat kwartaal, en je klant kan de btw aan zijn kant ook gewoon aftrekken. Alle normale factuureisen gelden, inclusief een eigen nummer in je reeks.

De eindfactuur: verrekenen, niet vergeten

Bij oplevering stuur je de eindfactuur met het volledige bedrag, en daarop trek je de aanbetaling zichtbaar af: totaalbedrag van de opdracht, minus “reeds gefactureerd: aanbetaling factuur 2026-014”, en btw alleen over het restant (over de aanbetaling is de btw immers al geheven). Zo ziet je klant precies wat er nog openstaat en tel je zelf nooit dubbel. De klassieke fout is de eindfactuur over het volle bedrag sturen zonder verrekening; dan klopt je omzet niet én krijg je een verwarde klant.

Hoeveel aanbetaling is normaal?

Voor dienstverleners is 30 tot 50% bij opdracht gebruikelijk; bij lange trajecten werkt factureren in termijnen vaak nog beter (bijvoorbeeld 30% bij start, 40% halverwege bij een afgesproken mijlpaal, 30% bij oplevering). Elke termijn is gewoon een eigen factuur met btw. Het grote voordeel van termijnen boven één aanbetaling: je cashflow loopt gelijk op met je werk, en als de betaling hapert zie je dat vroeg; halverwege stoppen is een sterkere positie dan achteraf incasseren.

Leg het vast vóór je begint

De aanbetaling hoort in je offerte of opdrachtbevestiging, niet als verrassing op de eerste factuur: het percentage, wanneer je factureert, en dat je pas start (of doorwerkt) na ontvangst. Dat laatste is het hele punt: een aanbetaling die je niet afwacht, beschermt niets. Nieuwe klant, groot bedrag? Dan is “we plannen de startdatum zodra de aanbetaling binnen is” een volstrekt normale zin die goede klanten nooit afschrikt.

Wat als de opdracht niet doorgaat?

Gaat de klus na de aanbetaling alsnog niet door, dan hangt het van je afspraken af wat je terugbetaalt of houdt (annuleringskosten horen in je voorwaarden). Betaal je iets terug, dan stuur je daarvoor een creditfactuur; zo komt ook de afgedragen btw over dat deel netjes terug in je aangifte.

Bronnen

• Belastingdienst, U verstuurt voorschotnota’s
• Belastingdienst, Factuureisen