Gratis factuurvoorbeeld dat aan alle eisen voldoet

Wat staat er allemaal op?

Tien verplichte onderdelen (Belastingdienst): jouw naam en adres, naam en adres van je klant, jouw btw-id (NL…B01/B02), jouw KVK-nummer, factuurdatum, opeenvolgend factuurnummer, leverdatum of -periode, omschrijving van het geleverde (aard + hoeveelheid), prijs exclusief btw per tarief, en het btw-tarief plus btw-bedrag. Het totaalbedrag inclusief btw is gebruikelijk maar geen wettelijke eis; in het voorbeeld hierboven zie je 'm onderaan, want dat is het bedrag dat je klant overmaakt.

Waarom is elk onderdeel belangrijk?

Twee dingen tegelijk: de Belastingdienst controleert er op, en je klant heeft ze nodig om de btw af te trekken. Een gebrekkige inkoopfactuur is voor jouw klant een probleem, en dus voor jou, want die gaat 'm afkeuren. Het factuurnummer moet doorlopen zonder gaten; springt je nummering, dan ziet een controleur direct dat er iets ontbreekt. Voor de complete uitleg per onderdeel plus veelvoorkomende valkuilen: Je eerste factuur: alles wat erop moet.

Wat als je de KOR gebruikt?

Dan reken je geen btw en vermeld je op de factuur dat je onder de kleineondernemersregeling valt. De rest van de checklist blijft gelijk. Twijfel je of de KOR bij je past, lees dan eerst De KOR als starter: nu aanmelden of wachten?. In het Excel-sjabloon zet je de btw-tarief-kolom op 0% en voeg je onderaan de KOR-vermelding toe.

Zo werkt het in BTW Vriend

Je maakt facturen direct in de app: klantgegevens uit je adresboek, factuurnummer wordt bij versturen automatisch toegekend uit je bedrijfsnummering, en per regel kies je het btw-tarief zodat de app exclusief, btw en totaal apart houdt en klaarzet voor je kwartaalaangifte.

Kan ik het Excel-sjabloon in Google Sheets openen?

Ja. Open Google Sheets, klik op Bestand → Openen → Uploaden, kies het xlsx-bestand. De formules blijven werken. Wil je 'm in Word gebruiken, kopieer dan de tabel naar een Word-document; de opmaak past zichzelf aan.

Mag ik het sjabloon aanpassen aan mijn huisstijl?

Ja, hij is bedoeld om zelf op te leuken: logo bovenaan, kleuraccent op de totaal-regel, jouw huisregels voor de betaaltermijn. Zolang de tien verplichte onderdelen erop blijven staan, is er niets waar de Belastingdienst iets van kan zeggen.

Waarom is de pdf gevuld en het Excel-sjabloon leeg?

Ze hebben elk hun eigen doel. De pdf is bedoeld om te zien wat er allemaal op moet staan en waar: één blik en je weet welke velden verplicht zijn. Het Excel-sjabloon is bedoeld om zelf te versturen: leeg starten scheelt je het uitgummen van fictieve gegevens die je niet wilt vergeten te vervangen.