E-facturatie via Peppol, moet ik er iets mee?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Het korte antwoord: nee, als gewone zzp’er hoef je er nu nog niets mee; een pdf per e-mail is in Nederland een volwaardige factuur. E-facturatie komt er wel aan, met echte jaartallen eraan, en wie in een boekhoudpakket werkt hoeft er tegen die tijd waarschijnlijk niets voor te doen. Dit is de stand van zaken in gewone taal.

Wat is e-facturatie eigenlijk?

Een e-factuur is níet gewoon een pdf, maar een factuur als gestructureerd databestand (het UBL-formaat) dat het boekhoudsysteem van je klant automatisch kan inlezen: geen overtypen, geen leesfouten. Peppol is het beveiligde internationale netwerk waarover die e-facturen worden uitgewisseld: een soort postsysteem voor facturen, waarbij je elkaar vindt op KVK- of btw-nummer in plaats van een e-mailadres. Voor jou als verzender verandert er weinig aan het werk: je maakt de factuur zoals altijd, alleen de bezorging loopt via het netwerk in plaats van je mailbox.

Wat is er nú verplicht?

Voor zzp’ers onderling en richting gewone bedrijven: niets. De enige bestaande plicht geldt richting de Rijksoverheid: wie aan ministeries en rijksdiensten levert, factureert al jaren verplicht elektronisch (via Peppol of het leveranciersportaal). Werk je niet voor de Rijksoverheid, dan raakt dit je vandaag niet. Eén buitenland-uitzondering die nu al speelt: België heeft e-facturatie via Peppol sinds 1 januari 2026 verplicht voor binnenlandse zakelijke facturen; heb je Belgische zakelijke klanten, dan kan je klant al om een Peppol-factuur vragen. Frankrijk en Duitsland volgen gefaseerd.

Wat komt eraan richting 2030?

De Europese btw-hervorming ViDA verplicht e-facturatie (met automatische rapportage aan de belastingdienst) in elk geval voor zakelijke facturen tussen EU-landen per 1 juli 2030. Nederland koerst er bovendien op om dat meteen breder te trekken naar alle binnenlandse zakelijke facturen, met Peppol als netwerk en een gefaseerde invoering vanaf 2030; het wetsvoorstel daarvoor wordt eind 2026 ter consultatie verwacht. Niets daarvan is al definitief, maar de richting is duidelijk, en hij geldt tegen die tijd ook voor eenmanszaken. Facturen aan particulieren vallen er buiten.

Wat betekent dit praktisch voor jou?

Nu: niets omgooien. De verstandige voorbereiding is dezelfde als het gewone advies: werk vanuit een boekhoudpakket in plaats van losse Word-facturen, want de Peppol-aansluiting wordt straks iets dat je pakket voor je regelt (één schakelaar in plaats van een project). Zorg verder dat de basis klopt die e-facturatie straks hard afdwingt: alle verplichte gegevens op de factuur, een correct btw-id en een sluitende nummering. Een e-factuur met ontbrekende velden wordt simpelweg geweigerd, waar een pdf er nu nog mee wegkomt.

Wanneer moet je wél in actie komen?

Drie situaties: je gaat aan de Rijksoverheid leveren (dan nu regelen), een grote of Belgische opdrachtgever vraagt expliciet om e-facturen via Peppol (dan aansluiten via je pakket of een serviceprovider), of het Nederlandse wetsvoorstel wordt definitief. Dat laatste houden wij hier bij, dus dit artikel beweegt mee zodra er echte data en verplichtingen liggen.

Bronnen

• Peppol.nu, E-facturatie B2B-verplichting Nederland richting 2030