Boekhouding voor koeriers en bezorgers

De rode draad staat op de gids over beroepen; deze pagina zoomt in op één vak.

Bij koeriers en bezorgers is de boekhouding voor tachtig procent één onderwerp: het voertuig. De bus of auto is tegelijk je grootste kostenpost, je grootste aftrekkans en je grootste administratieve verplichting. Wie de auto-kant strak heeft, heeft dit vak fiscaal vrijwel rond; de rest is platform-discipline.

Jouw voertuig: vrijwel altijd zakelijk, altijd geregistreerd

Met de kilometers die dit vak draait, wint de zakelijke route het vrijwel altijd van privé-plus-€ 0,23: alle autokosten aftrekbaar (brandstof of stroom, verzekering, onderhoud, banden, afschrijving of lease), de btw op die kosten als voorbelasting terug, en bij aanschaf telt de bus mee voor de KIA. Daar staan twee verplichtingen tegenover die je serieus neemt: de bijtelling voor privégebruik (of een sluitende rittenregistratie die aantoont dat je onder de 500 privékilometers blijft, bij een echte werkbus met een tweede privé-auto goed haalbaar) en de jaarlijkse btw-correctie voor privégebruik in de laatste aangifte. De rittenregistratie is in dit vak sowieso je fundament: veel platforms en ritsystemen loggen automatisch; exporteer die data maandelijks naar je eigen archief, want het platform-account van vandaag is niet jouw administratie van over vijf jaar.

Jouw omzet: lees de afrekening, niet het bankafschrift

Rijd je voor platforms of opdrachtgevers met wekelijkse afrekeningen, dan geldt de bekende valkuil dubbel: de uitbetaling is netto (na servicefees, soms na verzekeringen of huur), maar jouw omzet is het bruto-bedrag en de inhoudingen zijn kosten. De wekelijkse platform-specificatie is je brondocument; download hem structureel, want ook fooien via de app en bonussen zijn gewoon omzet. Btw-tarief: goederenvervoer en pakketbezorging is 21%; alleen personenvervoer kent het 9%-tarief (dat is het taxi-hoofdstuk). Rijd je voor meerdere platforms plus eigen klanten: elke stroom zijn eigen boekingsroutine, en eigen klanten krijgen gewoon een nette factuur.

De valkuilen van dit vak

Boetes: veel op de weg betekent af en toe een bekeuring: nooit aftrekbaar, ook niet tijdens een bezorging; boek ze als privé en reken ze mentaal bij je tarief. De marge-illusie: hoge omzet met hoge autokosten; stuur op winst per gereden uur, niet op de weekomzet die het platform toont; de netto-winst-som met échte autokosten erin is voor dit vak confronterend én noodzakelijk. Schijnzelfstandigheid bij platformwerk: de vraag of platformbezorgers ondernemers of werknemers zijn, is juridisch volop in beweging; wie fulltime voor één platform rijdt, houdt dat dossier in de gaten en spreidt waar mogelijk.

Zo richt je het in

Rittendata maandelijks geëxporteerd, tank-/laadpas gekoppeld aan de zaak, platform-specificaties bruto geboekt, de bijtelling-of-registratie-keuze bewust gemaakt bij aanschaf, en de btw-privécorrectie als vast punt op de jaarafsluiting. De koeriers-administratie rijdt mee op de bus: houd díe kant strak, en de rest volgt vanzelf.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw-tarieven en vrijstellingen
• Belastingdienst, Privégebruik auto van de zaak