Wat moet er op je eerste factuur staan?

De rode draad staat op de gids over starten; deze pagina zoomt in op één stap.

Je eerste factuur is een mijlpaal én een document waar de Belastingdienst eisen aan stelt: mist er iets, dan kan je klant de btw niet aftrekken en heb jij gedoe. Het goede nieuws: het zijn tien verplichte onderdelen, je zet ze één keer goed in je sjabloon, en daarna gaat elke volgende factuur vanzelf.

Wat moet er verplicht op?

1. Jouw naam en adres: je vestigingsadres; alleen een postbus is niet genoeg.
2. Naam en adres van je klant.
3. Je btw-id: het nummer dat begint met NL en eindigt op B01 of B02; niet je omzetbelastingnummer.
4. Je KVK-nummer.
5. De factuurdatum.
6. Een opeenvolgend factuurnummer: zie hieronder.
7. De datum of periode van levering: wanneer je het werk deed of de goederen leverde.
8. Wat je hebt geleverd: aard en hoeveelheid, bijvoorbeeld “12 uur webdesign, augustus 2026” in plaats van “diensten”.
9. De prijs exclusief btw, per btw-tarief als je meerdere tarieven gebruikt.
10. Het btw-tarief én het btw-bedrag: zo reken je de btw uit.

Sluit af met het totaalbedrag inclusief btw. Dat is het bedrag dat je klant overmaakt.

Wat zet je er praktisch nog bij?

Niet verplicht, wel verstandig: een betaaltermijn (14 of 30 dagen is gebruikelijk; spreek je niets af, dan geldt wettelijk 30 dagen), je IBAN met tenaamstelling, een verwijzing naar de offerte of opdracht, en je e-mailadres voor vragen. Hoe minder je klant hoeft uit te zoeken, hoe sneller je geld binnen is.

Hoe nummer je facturen?

Doorlopend en zonder gaten: 2026-001, 2026-002, en zo verder. Je mag zelf een format kiezen, als de reeks maar opeenvolgend is. Nummers overslaan of hergebruiken mag niet. Begin gewoon bij 001; niemand leidt daar iets uit af, en de Belastingdienst ziet een sluitende reeks.

Wanneer stuur je de factuur?

De gewoonte: direct na levering, dan staat het werk nog vers in het geheugen van je klant en loopt je betaaltermijn meteen. De wettelijke buitengrens: uiterlijk de vijftiende van de maand ná de maand waarin je leverde. Wacht daar niet op; snel factureren is de simpelste manier om sneller betaald te worden.

Factureer je onder de KOR?

Dan reken je geen btw en vermeld je op de factuur dat je onder de btw-vrijstelling voor kleine ondernemers valt. De rest van de checklist blijft gelijk. Twijfel je of de KOR bij je past, lees dan De KOR als starter: nu aanmelden of wachten?

Fout gemaakt?

Een verstuurde factuur pas je niet stilletjes aan: je maakt een creditfactuur die de oude tegenboekt en stuurt een nieuwe, correcte factuur. Alle drie bewaar je zeven jaar in je administratie, ook de foute, want je nummerreeks moet sluitend blijven.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen