Hoe boek ik OV, fiets of taxi als zakelijke rit?

De rode draad staat op de gids over uren en ritten; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Geen auto? Fiscaal ben je niets kwijt: je zit zelfs in het simpelere regime. Zakelijke reizen met trein, bus, taxi of deelvervoer trek je af tegen de werkelijke kosten, en op de eigen fiets geldt gewoon het kilometerforfait van € 0,23. Het enige echte werk zit in het bewaren van de bewijzen, en zelfs dat is tegenwoordig een kwestie van declaratie-overzichten downloaden.

OV: werkelijke kosten, plus btw terug

Elke zakelijke treinrit, buskaart of OV-abonnement (voor het zakelijke deel) is voor het volle bedrag aftrekbaar van je winst. Er zit bovendien een extraatje in dat veel zzp’ers missen: op openbaar vervoer zit 9% btw, en een vervoersbewijs geldt daarvoor als factuur, dus je mag die btw als voorbelasting terugvragen in je kwartaalaangifte. Bij € 1.000 aan zakelijke treinkosten per jaar is dat ruim € 80 btw terug bóven op de winstaftrek. Reis je op een OV-chipkaart of via een app, download dan maandelijks het declaratie-overzicht: dat is je bewijs én je btw-onderbouwing in één.

De eigen fiets: gewoon € 0,23 per kilometer

Het kilometerforfait geldt voor elk eigen vervoermiddel, dus ook de fiets en de e-bike. Wie in de stad werkt en dagelijks naar klanten fietst, doet er verstandig aan die ritjes serieus te nemen: 2.000 zakelijke fietskilometers per jaar is € 460 aftrek, voor ritten die je toch al maakte. Noteer ze in dezelfde kilometerregistratie als autoritten; het bedrag per kilometer is identiek en de doelvraag (zakelijk of privé) ook. De fiets zélf zakelijk aanschaffen is een andere route met eigen afwegingen. Voor de gewone privéfiets is het forfait de simpele, veilige keuze.

Taxi, deelauto en huurauto: werkelijke kosten

Voor vervoer dat niet van jou is, trek je de werkelijke kosten af: de taxirit naar de klant, de deelauto per minuut, de huurauto voor een dag klussen. Allemaal tegen het factuurbedrag, met btw-teruggave waar er btw op zit (op taxivervoer 9%, op huur- en deelauto’s 21%). Let bij taxi’s en apps op het bewijs: een pinbon zonder specificatie is zwak, het ritoverzicht uit de app is sterk. Vlieg je zakelijk, dan zijn ook die tickets werkelijke kosten (zonder btw-verhaal), want op internationale vluchten zit geen Nederlandse btw.

Combineer gerust, maar administreer per soort

Veel zzp’ers reizen gemengd: heen met de trein, terug met een collega mee, de dag erna op de fiets. Dat mag allemaal door elkaar; de enige regel is dat elk vervoersmiddel zijn eigen spoor volgt: werkelijke kosten mét bon voor OV en taxi, kilometers × € 0,23 voor eigen vervoer, en nooit allebei voor dezelfde rit. In de praktijk: bonnen en overzichten bij je gewone kostenadministratie, fiets- en autokilometers in de rittenlijst. Twee bakjes, nul overlap. Elke zakelijke reis levert gewoon zijn aftrek op, met of zonder auto.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw-tarieven en vrijstellingen (9% op personenvervoer)
• Belastingdienst, Factuureisen (vervoersbewijs als factuur)