Ik heb contant betaald, hoe boek ik het?

De rode draad staat op de gids over dagelijkse boekhoudvragen; deze pagina zoomt in op één situatie.

De marktinkoop, het tweedehands gereedschap, de parkeerautomaat zonder pin: soms betaal je zakelijke dingen gewoon contant. Aftrekbaar? Volledig: contant betalen verandert niets aan de zakelijkheid. Een pinbetaling laat echter altijd nog een spoor op je afschrift achter; bij cash is de bon je enige bewijs. Dit scenario is dus kort en streng: zonder bon bestond de uitgave niet.

De bon: strenger dan ooit je vriend

Alles wat over geldige bonnen geldt, geldt hier in het kwadraat, want er is geen bankafschrift als vangnet: de reddingsroutes bij een kwijte bon vallen grotendeels weg zonder pintransactie. Dus: bon vragen (óók op de markt en bij particulier-achtige verkopers: een handgeschreven kwitantie met datum, naam verkoper, omschrijving en bedrag is prima), direct fotograferen, klaar. Boven de € 100 geldt bovendien gewoon de factuur-op-naam-eis voor de btw-aftrek; laat een groot bedrag dus niet anoniem passeren omdat het contant ging.

De boeking: waar kwam de cash vandaan?

Twee smaken, allebei simpel als je ze uit elkaar houdt. Betaald uit je zakelijke kas (je had contante omzet in de la): de uitgave gaat als kas-uitgave in je kasboek, mét bon; het kassaldo daalt, de keten blijft sluitend. Betaald uit je eigen portemonnee (de meeste zzp’ers zonder kas): dan is het exact het privé-betaald-scenario, met de bon inboeken met de markering “vanuit privé betaald”, technisch een kleine privé-storting. Wat níet kan: de uitgave zomaar tussen je banktransacties zetten waar geen betaling tegenover staat; je administratie moet per uitgave kunnen vertellen uit welke pot hij kwam.

Tweedehands en van particulieren: net even anders

Contant en tweedehands gaan vaak samen: de Marktplaats-deal, de overname van apparatuur van een stoppende collega. De kosten zijn aftrekbaar met een goede kwitantie, maar let op de btw-kant: een particulier rekent geen btw, dus er valt ook niets terug te vragen. Je boekt het volledige bedrag als kosten (of als investering boven de € 450). Vraag bij zulke aankopen altijd de contactgegevens van de verkoper op de kwitantie; bij een controle is “gekocht van iemand op Marktplaats” zonder naam een zwak verhaal bij een sterke aankoop.

Wanneer contant gewoon onhandig is

Niets verbiedt grote contante uitgaven, maar reken even mee wat je jezelf aandoet: geen automatisch betaalspoor, strengere bewijslast, en bij echt grote bedragen de vraag waar al dat contante geld vandaan kwam. De praktische lijn: contant voor het kleine spul waar het nu eenmaal zo loopt, en alles wat substantieel is via de bank; niet omdat het moet, maar omdat elke pinbetaling gratis administratie is die je bij cash zelf moet naleveren. Contant betalen is nooit het probleem; contant betalen zónder document is het hele probleem.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen
• Belastingdienst, Administratieve verplichtingen