Hoe nummer ik mijn facturen zonder fouten?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

De hele wet over factuurnummers past in één zin: je reeks moet doorlopend en sluitend zijn (opeenvolgende nummers, geen gaten, geen dubbelingen). Al het andere (waar je begint, welk format, streepjes of niet) is aan jou. Toch gaat het hier vaak mis, meestal in de eerste maanden. Dit zijn de regels en de valkuilen.

Wat eist de Belastingdienst precies?

Elk factuurnummer is uniek en de nummers lopen op zonder gaten. Dat is alles; het punt is controleerbaarheid: aan een sluitende reeks ziet de Belastingdienst dat er geen facturen “verdwenen” zijn. Er is geen verplicht format, geen verplicht startnummer en geen regel dat je bij 1 moet beginnen.

Welk format kies je?

De aanrader voor zzp’ers: jaar plus volgnummer, dus 2026-001, 2026-002, enzovoort. Per jaar opnieuw beginnen mag, zolang elke reeks op zichzelf sluitend is; het jaartal ervoor maakt elke reeks vanzelf uniek. Voer je meerdere handelsnamen, dan mag je per activiteit een eigen reeks voeren (bijvoorbeeld met een letter ervoor), opnieuw: mits elke reeks sluitend is. Kies één systeem en blijf erbij; wisselen halverwege het jaar is vragen om gaten.

De veelgemaakte fouten

Conceptnummers verbranden. Je maakt een conceptfactuur met nummer 2026-007, de klus gaat niet door, en het nummer is weg. Geef een factuur daarom pas zijn nummer op het moment dat hij definitief wordt; boekhoudsoftware doet dat automatisch. Nummers hergebruiken na een geannuleerde factuur: nooit doen; een vervallen factuur los je op met een creditfactuur, niet door het nummer opnieuw uit te delen. Schamen voor lage nummers: onnodig; beginnen bij 001 is professioneler dan een verzonnen hoog startnummer, want ook dát moet je reeks daarna waarmaken. En chronologie: nummers horen grofweg op te lopen met de factuurdatum; een enkele verwisseling is geen ramp, structureel door elkaar wel.

Creditfacturen tellen gewoon mee

Een creditfactuur is een echte factuur en krijgt dus gewoon het eerstvolgende nummer in je reeks, met een verwijzing naar de factuur die hij corrigeert. Zo blijft de reeks sluitend én is de correctie navolgbaar. Hoe de creditfactuur-route werkt, lees je apart.

Toch een gat ontdekt?

Vul het nooit op met een verzonnen factuur; dat maakt van een slordigheid een vervalsing. Noteer in je administratie wat er gebeurd is (“nummer 2026-012 abusievelijk overgeslagen”) en ga verder; bij vragen kun je het dan gewoon uitleggen. En voorkom herhaling door het nummeren uit handen te geven: een boekhoudpakket zoals BTW Vriend nummert automatisch door en kan simpelweg geen gat maken. Alle andere eisen aan je factuur staan in het factuureisen-naslagwerk.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen