Een factuur is een juridisch document en tegelijk je incassogereedschap; een offerte is verkoop én een contract in wording. Deze gids loopt van “wat mag ik vragen?” tot “wat doe ik als de klant niet betaalt”, in de volgorde waarin een opdracht door je bedrijf reist.
Offerte: het aanbod dat een contract wordt
Een offerte maken is meer dan een prijsopgave; het is een aanbod dat, zodra de klant “akkoord” zegt, een contract vormt. Dus staat er in wat je levert (scope), voor welke prijs (excl. of incl. btw), tegen welke voorwaarden, en tot wanneer het geldt. Voor de geldigheidstermijn van een offerte is er geen wettelijk minimum; gangbaar is 30 dagen, korter bij snel wisselende inkoopprijzen en langer bij lange beslistrajecten. Zet de datum expliciet in de offerte, dan haal je het gesprek erover uit.
Werk je met opdrachten die ver in de tijd lopen, dan hoort er ook een set algemene voorwaarden bij die je vooraf aan de klant laat aanvaarden. Zonder algemene voorwaarden gelden de wettelijke defaults en die zijn niet altijd in jouw voordeel: bewaartermijnen, aansprakelijkheid, betalingstermijn. Één keer opstellen (of een branchemodel gebruiken) en levenslang bijvoegen.
Factuureisen: acht vaste onderdelen
Zodra de opdracht klaar is, factureer je. Elke factuur heeft acht wettelijk verplichte gegevens: datum, uniek factuurnummer, jouw NAW en btw-id, klant-NAW, omschrijving van goederen of diensten, bedragen (excl. btw, btw, incl. btw), het gehanteerde tarief. Ontbreekt er één, dan kan je klant de btw niet terugvragen en heb je in juridische zin geen geldige factuur. Voor bonnen tot € 100 incl. btw geldt een vereenvoudigd model met vier gegevens; daarboven altijd de volledige set.
Factuurnummering is een discipline die je één keer inricht: doorlopend genummerd, geen gaten, geen overspringen. Kies een vaste reeks (bv. 2026-001, 2026-002) en verander de logica nooit meer. De Belastingdienst mag je nummering opvragen; een gebroken reeks levert vragen op.
Werk je vaker in het buitenland, dan komt de factuur in het Engels van pas: dezelfde acht gegevens, in het Engels, met een correcte btw-vermelding. Levert je EU-klant onder verlegde btw, dan vermeld je “VAT reverse-charged” en het btw-id van de klant.
Bijzondere factuur-situaties
Sommige situaties vragen een variant. Bij een aanbetaling factureer je een deel vooraf en de rest bij oplevering; de btw op de aanbetaling is direct verschuldigd, ook al is de dienst nog niet geleverd. Reiskosten en materialen doorbelasten doe je met het btw-tarief van de originele kostenpost; een treinkaartje van 9% blijft 9% op je factuur. Krijg je een verzoek om korting op een factuur, dan reken je de btw over het gekortingde bedrag; wettelijk mag dat, boekhoudkundig moet het traceerbaar zijn.
Ontdek je na verzending een fout, dan zijn er twee routes. Klein en herstelbaar (typefout in de omschrijving): verstuurde factuur aanpassen door een nieuwe versie te sturen met dezelfde datum en nummer, met “gecorrigeerd” erop. Fundamenteel (bedrag klopt niet, klant klopt niet): een creditfactuur die de eerste ongedaan maakt, dan een nieuwe. Nooit een oude factuur zonder spoor overschrijven.
E-facturatie: van pdf naar Peppol
De B2B-e-factuur is in beweging. Voor overheden (B2G) is Peppol-e-facturatie al verplicht; voor B2B loopt een wetsvoorstel dat vermoedelijk in 2030 ingaat. Ondertussen is er geen verplichting, wel een groeiend aantal grote klanten die alleen nog Peppol accepteren. E-facturatie via Peppol is dan geen pdf per e-mail, maar een gestructureerd bericht dat rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de klant landt. Wie regelmatig aan grote klanten of overheid factureert, richt Peppol vandaag al in; wie voor consumenten en kleine bedrijven werkt, kan wachten tot de wetgeving concreter is.
Herinneren en incasseren
Wordt de factuur niet betaald, dan begint een tweede spoor. Bij een consument geldt de veertiendagenbrief: je stuurt eerst een betalingsherinnering die de klant ten minste 14 dagen geeft en waarin je expliciet aankondigt welke incassokosten volgen als hij niet betaalt. Zonder die brief kan je later geen incassokosten in rekening brengen, hoe vaak je ook mailde. Bij een zakelijke klant geldt het incassorecht van rechtswege bij verzuim, maar aantoonbaar herinneren blijft praktijk.
Blijft de betaling uit, dan is de vraag: incasseren of afschrijven? Klant betaalt niet beschrijft de trap: eerste herinnering, tweede herinnering met 14-dagentermijn en incassokostenaankondiging, eventueel incassobureau, uiteindelijk gerechtelijke procedure. Bij een uiterlijke oninbaarheid van meer dan een jaar na de vervaldatum wordt de vordering fiscaal automatisch oninbaar en kun je de btw terugvragen via de aangifte.
Wettelijke rente
Betaalt de klant te laat, dan mag je wettelijke rente rekenen: bij zakelijke klanten 10,4% per jaar (vanaf 1-7-2026, halfjaarlijks vastgesteld), automatisch vanaf de dag na de vervaldatum. Bij consumenten 4% per jaar en pas nadat je in gebreke hebt gesteld. Voor de meeste zzp’ers is de rente niet de winst; het is de druk die uiteindelijk tot betaling leidt.
Bronnen
- Belastingdienst, Factuureisen
- Rijksoverheid, Hoogte incassokosten
- Rijksoverheid, Hoogte van de wettelijke rente
- Peppol.nu, E-facturatie B2B-verplichting Nederland richting 2030