Zakelijke lunch of diner, hoe boek ik hem?

De rode draad staat op de gids over dagelijkse boekhoudvragen; deze pagina zoomt in op één situatie.

Lunch met een klant, diner met een samenwerkingspartner: de bon van € 68,50 gaat de administratie in, en dan komt de dubbele verrassing. De btw mag er níet af, en de kosten tellen maar deels. Geen fout van je pakket; twee aparte regels die hier samenkomen. Eén keer snappen, nooit meer over twijfelen.

Regel één: horeca-btw is nooit aftrekbaar

Wat je in een horecagelegenheid eet en drinkt, valt onder de uitsluiting van het Besluit uitsluiting aftrek: de btw op horeca is niet terugvorderbaar, hoe zakelijk het gesprek ook was, en ongeacht met wie. Boek de bon dus inclusief btw als kosten: de btw is hier gewoon onderdeel van de prijs. (Haal je broodjes bij de bakker en eet je ze op kantoor met je klant: dan is het geen horeca-verstrekking en ligt de btw-kant anders; dat grensgeval komt in het volgende scenario.)

Regel twee: representatiekosten tellen beperkt mee

Zakelijk eten en drinken valt onder de gemengde kosten (representatie), en die zijn niet volledig aftrekbaar voor de inkomstenbelasting: je kiest jaarlijks tussen de 80%-methode (van al je gemengde kosten telt 80% mee) of het drempelbedrag (alles boven een vaste drempel, voor 2026 € 5.700, volledig aftrekbaar; pas interessant bij heel hoge representatiekosten). Voor vrijwel elke zzp’er wint de 80%-route, en je pakket of aangifte regelt de korting; jouw taak is alleen deze kosten in de júiste categorie te zetten (representatie/verteer), zodat de beperking automatisch op de goede posten landt en niet op je gewone kosten.

De grens die iedereen verkeerd gokt: je eigen lunch

Hier zit de echte valkuil, en hij is contra-intuïtief: je eigen lunch onderweg is géén zakelijke kosten, ook niet tijdens een werkdag bij een klant, ook niet tussen twee afspraken. Eten moet je toch; de wet noemt dat kosten van persoonlijk levensonderhoud, en die zijn privé. Het broodje op het station tijdens een klantdag: privé. De zakelijke lunch bestaat pas als er een zakelijke relatie mee-eet (klant, opdrachtgever, samenwerkingspartner) of in bijzondere situaties zoals een meerdaagse zakenreis. De vuistregel voor de bon in je hand: zat er iemand tegenover me voor de zaak? Ja → representatie (80%, incl. btw boeken). Nee → privé-opname, hoe hard je ook werkte.

De routine

Fotografeer de bon direct en zet er in één moeite het gezelschap bij (“lunch met [klant], project X”): dat ene zinnetje is bij vragen het verschil tussen een gedekte post en een discussie. Boek in de representatie-categorie, inclusief btw, en laat de 80%-correctie aan de jaarafrekening over. Drie handelingen van samen twintig seconden, en een kostenpost waar controleurs graag naar kijken, staat bij jou voortaan strakker dan je agenda.

Bronnen

• Belastingdienst, Privégebruik (BUA)
• Belastingdienst, Drempel beperkt aftrekbare kosten 2026