Is een offerte bindend en hoe lang blijft hij geldig?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Je stuurt een offerte, de klant reageert drie maanden later met “akkoord!”, en intussen zijn je tarieven omhoog. Zit je eraan vast? De juridische basis van de offerte is verrassend simpel, en wie hem kent, bouwt met twee zinnen in elke offerte de vrijheid in die hij nodig heeft.

De hoofdregel: aanbod plus aanvaarding = overeenkomst

Een offerte is juridisch een aanbod. Aanvaardt de klant het (schriftelijk, per mail, of zelfs mondeling, al wil je dat laatste vermijden als bewijs), dan is er een overeenkomst en zit je aan de inhoud vast: prijs, omvang, voorwaarden. Vandaar de gouden regel: zet nooit iets in een offerte wat je niet wilt waarmaken; een offerte is geen marketingstuk maar een concept-contract. Tot het moment van aanvaarding kun je een aanbod in beginsel herroepen (intrekken), maar dat moet dan wel de klant bereiken vóór zijn akkoord: een race die je niet wilt lopen.

De twee zinnen die je vrijheid bewaren

Zin één: de geldigheidstermijn. “Deze offerte is geldig tot [datum]” of “…gedurende 30 dagen na dagtekening.” Daarmee vervalt het aanbod vanzelf en is het late “akkoord!” van drie maanden geen aanvaarding meer maar een uitnodiging voor een nieuwe offerte, tegen je nieuwe tarief. Dertig dagen is gangbaar; korter mag altijd. Zonder termijn geldt een “redelijke termijn”, en over wat redelijk is, wil je geen discussie voeren. Zin twee: het vrijblijvendheids- of voorbehoud-clausule waar dat past: “Deze offerte is vrijblijvend” (dan kun je zelfs ná aanvaarding nog direct terugtreden) of concreter “onder voorbehoud van beschikbaarheid/planning”. Voor de meeste zzp-offertes is de geldigheidstermijn genoeg; de vrijblijvendheidsclausule is voor situaties met schaarse agenda’s of volatiele inkoopprijzen.

Prijsfouten, wijzigingen en meerwerk

De typefout (€ 450 waar € 4.500 bedoeld was): een aanvaarding “redt” zo’n kenbare vergissing meestal niet; de klant die redelijkerwijs moest begrijpen dat het een fout was, kan je er niet aan houden. Reken er echter niet op bij twijfelgevallen; controleer bedragen vóór verzending. Wijzigingen na akkoord: extra wensen van de klant zijn meerwerk: nieuw aanbod, nieuwe (deel)prijs, schriftelijk akkoord vóór je begint; doorbelasten zonder afspraak vooraf is de klassieke conflictbron. En koppel elke offerte aan je algemene voorwaarden (“op deze offerte zijn onze voorwaarden van toepassing, bijgevoegd”); dáár wonen je betalingstermijn, aansprakelijkheidsgrens en annuleringsregels, en ze gelden alleen als je ze bij het aanbod meelevert.

Van offerte naar administratie

Een geaccepteerde offerte is de bron van je factuur: zelfde omschrijving, zelfde bedragen, zodat de klant herkent wat hij accordeerde. Bewaar offertes (ook de afgewezen) in je administratie: geaccepteerde offertes onderbouwen je omzet, en je scoringspercentage is gratis stuurinformatie. Btw hoort overigens wél op de offerte gespecificeerd (“€ 2.500 excl. btw, € 3.025 incl.”) maar de offerte is geen btw-document; de belasting ontstaat pas bij de factuur. Twee zinnen toevoegen aan je sjabloon, en dit hele hoofdstuk is voortaan geregeld; het kant-en-klare voorbeeld staat klaar.

Bronnen

• Rijksoverheid, Kernbepalingen aanbod en aanvaarding (art. 6:217 BW)