Welke betalingstermijn zet ik erop en hoe herinner ik?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Laat betalen is zelden onwil; het is meestal het gevolg van vage afspraken en facturen die onderop de stapel belanden. De oplossing bestaat uit drie delen: een heldere termijn die je overal herhaalt, een factuur die makkelijk te betalen is, en een herinnerritme dat je zonder ongemak kunt volhouden omdat het gewoon je systeem is.

Welke betalingstermijn kies je?

Veertien of dertig dagen is gebruikelijk voor zzp’ers; korter mag altijd in overleg. Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven wettelijk dertig dagen. Contractueel mag je tot zestig dagen afspreken, behalve grote bedrijven richting mkb en zzp: die mogen maximaal dertig dagen hanteren, dus laat een grote opdrachtgever je geen negentig dagen aanpraten. Zet je termijn op drie plekken: in je offerte of opdrachtbevestiging, in je algemene voorwaarden en op de factuur zelf, met een concrete vervaldatum (“te betalen vóór 5 oktober 2026” werkt beter dan “binnen 30 dagen”).

Maak betalen makkelijk

De snelst betaalde factuur is de factuur die geen enkele vraag oproept: direct na levering verstuurd, met je IBAN en tenaamstelling, het factuurnummer als betalingskenmerk en alle verplichte onderdelen op orde. Kun je een betaallink of QR-code meesturen, doe dat; elke handeling die je klant scheelt, scheelt jou gemiddeld dagen wachten.

Het herinnerritme dat werkt

Maak er een vast systeem van, dan voelt herinneren nooit als zeuren. Dag één na de vervaldatum: een korte, vriendelijke herinnering met de factuur als bijlage; ga ervan uit dat hij vergeten is, want dat is hij meestal. Twee weken later: een tweede, zakelijker herinnering met een nieuwe concrete datum en de mededeling dat je daarna vervolgstappen zet. Daarna: bellen. Eén telefoontje doet meer dan drie mails; vaak hoor je dan meteen wat er speelt en wanneer je het geld kunt verwachten. Blijf in alle stappen neutraal en feitelijk; boosheid kost je de relatie én het geld.

Consument of bedrijf: net andere regels

Bij zakelijke klanten heb je vanaf de dag na de vervaldatum automatisch recht op rente, zonder extra brief. Bij particuliere klanten geldt een extra stap: vóórdat je incassokosten mag rekenen, stuur je de wettelijk verplichte veertiendagenbrief. De bedragen en het volledige vervolgtraject staan in Klant betaalt niet? Zo pak je het aan.

Als het ritme niet genoeg is

Blijft betaling na twee herinneringen en een telefoontje uit, dan is het geen vergeten meer en wissel je van modus: aanmaning, rente en zo nodig incasso; het stappenplan daarvoor staat in het vervolgartikel. En kijk daarna even terug: openstaande facturen zie je in je boekhoudpakket in één oogopslag, en wie zijn ritme aan die lijst koppelt, laat nooit meer ongemerkt iets verjaren.

Bronnen

• KVK, Laat je klant op tijd betalen