Welke bonnen moet je bewaren en hoe lang?

De rode draad staat op de gids over bonnen bewaren; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

De hoofdregel is beroemd en klopt: je administratie bewaar je zeven jaar. Minder bekend is wat er precies onder valt, wanneer die zeven jaar begint te tellen, en dat er één categorie is met een langere termijn. Dit artikel maakt de bewaarplicht concreet, inclusief het antwoord op de vraag die niemand durft te stellen: wat mag er eigenlijk wég?

Zeven jaar, en wanneer de teller start

De bewaartermijn is zeven jaar na afloop van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. De administratie van 2026 bewaar je dus tot en met eind 2033. Praktisch betekent dat: je kunt elk jaar in januari precies één oud jaar afvoeren, het jaar dat acht jaar geleden eindigde. Wie digitaal bewaart, merkt hier overigens niets van: een map per jaar kost geen ruimte en “opruimen” is dan vooral een symbolische handeling. De termijn bestaat omdat de Belastingdienst tot die tijd kan navorderen en controleren; jouw administratie is je verdediging, en die wil je compleet hebben zolang er vragen kunnen komen.

Wat valt onder de bewaarplicht?

De basisadministratie in elk geval: je in- en verkoopfacturen en bonnen, je bankafschriften, je btw-aangiftes en de onderbouwing daarvan, je urenregistratie en rittenlijsten (die onderbouwen je aftrekposten), contracten en offertes die tot omzet leidden, en je jaaroverzichten. Vuistregel: alles waarmee je een regel uit je aangifte kunt onderbouwen, hoort erbij. Ook digitale sporen tellen: de administratie in je boekhoudpakket ís administratie, inclusief de verplichting dat je er over zes jaar nog bij kunt. Let daarop bij het overstappen van pakket: exporteer je historie, want “het stond in mijn oude software” is geen bewaring.

De uitzondering: tien jaar

Voor gegevens over onroerend goed (een gekocht bedrijfspand, een verbouwing waarvan je btw terugvroeg) geldt tien jaar: dat hangt samen met de langere btw-herzieningstermijn op vastgoed. Zelfde geldt voor administratie rond bepaalde elektronische diensten aan consumenten in de EU. Voor de gemiddelde dienstverlenende zzp’er zonder pand blijft het gewoon zeven; koop je ooit bedrijfsvastgoed, dan verhuist dat dossier naar de tienjaarsplank.

Wat mag weg, en wat je tóch houdt

Na de termijn mag alles van dat jaar weg, en digitaal is dat één map verwijderen. Twee kanttekeningen. Papier mag al véél eerder weg: zodra een bon goed gedigitaliseerd is, vervalt de reden om het origineel te houden: de bewaarplicht rust op de gegevens, niet op het papier. Sommige stukken wil je zelf langer houden: pensioen- en lijfrentedocumenten, stukken over lopende garanties of geschillen, en alles rond onroerend goed dat je nog bezit. De bewaarplicht is een minimum, geen opdracht tot weggooien. De praktische samenvatting: één digitale plek, één map per jaar, en de wetenschap dat een complete administratie het saaiste én sterkste bezit van je onderneming is: precies zoals het hoort.