DigiD, eHerkenning of MBZ, wat gebruik je waarvoor?

De rode draad staat op de gids over post van de Belastingdienst; deze pagina zoomt in op één brief.

Drie termen, één verwarring: DigiD (je persoonlijke inlogmiddel), eHerkenning (het betaalde zakelijke inlogmiddel) en Mijn Belastingdienst Zakelijk (het ondernemersportaal waar je moet zíjn). Voor de eenmanszaak is de wegwijzer gelukkig kort, en hij scheelt je mogelijk een onnodig abonnement.

De hoofdregel voor eenmanszaken: DigiD volstaat

Omdat jij en je eenmanszaak dezelfde persoon zijn, log je vrijwel overal in met je eigen DigiD, ook op Mijn Belastingdienst Zakelijk voor je btw-zaken. eHerkenning (het inlogmiddel met jaarlijkse kosten en betrouwbaarheidsniveaus) is gebouwd voor rechtspersonen (bv’s, stichtingen) en organisaties met meerdere gemachtigden; als zzp’er met een eenmanszaak heb je het voor de Belastingdienst niet nodig. Kom je toch ergens een eHerkenning-eis tegen (sommige andere overheidsloketten, UWV-werkgeverszaken als je ooit personeel krijgt), check dan altijd eerst of er een DigiD-route voor eenmanszaken naast staat. Meestal wel, en aanbieders van eHerkenning hebben er geen belang bij je daarop te wijzen.

De kaart: welk middel op welke plek

Mijn Belastingdienst Zakelijk (DigiD): je btw-aangiftes, suppleties, zakelijke aanslagen en betalingskenmerken. Mijn Belastingdienst, de privé-omgeving (DigiD): je aangifte inkomstenbelasting (óók als ondernemer, want de IB is en blijft een persoonlijke aangifte) en je voorlopige aanslag. De Berichtenbox op MijnOverheid (DigiD): waar de digitale blauwe enveloppen landen. Aanzetten voorkomt de gemiste-aanmaning-ellende. Die splitsing tussen zakelijk (btw) en privé (IB) verrast iedereen één keer; nu jou niet meer.

Je boekhouder laten meekijken: machtigen, nooit delen

Werk je met een boekhouder of laat je software aangiftes indienen, dan gaat dat nooit via het delen van je DigiD: dat is verboden, onveilig en onnodig. De nette routes: een machtiging (de intermediair vraagt die aan, jij keurt de machtigingscode goed; daarna werkt hij in eigen professionele software namens jou) of een boekhoudpakket dat via de officiële aanleverkanalen rechtstreeks indient, waarbij jij in het pakket zelf accordeert. Beide routes zijn intrekbaar, gelogd en gescheiden van jouw persoonlijke toegang, precies zoals je wilt dat toegang tot je belastingdossier geregeld is.

De onderhoudsbeurt van vijf minuten

Drie checks, één keer: werkt je DigiD-app nog (niet verlopen, juiste telefoon; ontdek dat vandaag, niet op deadline-avond); staat de Berichtenbox aan met een mailnotificatie naar een adres dat je leest; en weet je welke machtigingen er actief zijn (in te zien en in te trekken via de machtigingenregisters). Wie deze drie op orde heeft, heeft het hele inlog-hoofdstuk voorgoed afgesloten. Dat is precies wat een goed geregeld hoofdstuk hoort te doen: nooit meer opvallen.