Wat is voorbelasting en wat mag ik aftrekken?

De rode draad staat op de gids over btw-aangifte; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Voorbelasting is de btw die leveranciers jou in rekening brengen voor je zakelijke inkopen, kosten en investeringen. Die btw trek je in je aangifte af van de btw die je over je omzet moet betalen. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst, of je krijgt het terug. In de aangifte is dit rubriek 5b.

Voorwaarde is wel dat je zelf btw over je omzet betaalt. Ben je vrijgesteld, bijvoorbeeld via de KOR, dan mag je ook geen voorbelasting aftrekken.

Wanneer mag ik btw aftrekken?

Aan drie dingen tegelijk moet worden voldaan:

1. De uitgave is zakelijk.
2. Je hebt een factuur of bon die aan de eisen voldoet.
3. Je gebruikt wat je koopt voor prestaties waarover je btw berekent.

Heb je zowel belaste als vrijgestelde omzet, dan mag je de btw op gemeenschappelijke kosten alleen naar verhouding aftrekken.

Welke btw mag ik niet aftrekken?

• Privé-uitgaven. Boodschappen, kleding, een abonnement voor thuis: geen aftrek.
• Eten en drinken in de horeca. De btw op een lunch, diner of koffie in een restaurant, café of hotel is niet aftrekbaar, ook niet als het zakelijk is. De btw wordt dan gewoon onderdeel van de kosten. Alleen als je het doorbelast aan een klant met btw erop, ben je geen eindgebruiker en mag het wel.
• Kosten voor vrijgestelde omzet.
• Relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven € 227 per persoon per jaar (exclusief btw). Kom je daarboven, dan vervalt de aftrek voor het hele bedrag, niet alleen voor het deel erboven.

Niet-aftrekbare btw is niet weg: bij de inkomstenbelasting telt hij meestal gewoon mee als kosten.

Is een kassabon genoeg?

Tot € 100 inclusief btw volstaat een kassabon, mits er de gegevens op staan van een vereenvoudigde factuur: naam en adres van de leverancier, datum, omschrijving en het btw-bedrag of -tarief. Daarboven heb je een echte factuur nodig met jouw naam erop. Vraag daar bij de kassa om; een leverancier is verplicht een factuur te geven als een ondernemer erom vraagt.

In welk kwartaal trek ik de btw af?

In het tijdvak waarin de btw aan jou in rekening is gebracht, dus op de factuurdatum. Ook als je de leverancier nog niet hebt betaald.

Wat als ik iets deels privé gebruik?

Dan mag je alleen het zakelijke deel van de btw aftrekken. Een laptop die je voor 70% zakelijk gebruikt geeft 70% aftrek. Voor de auto gelden aparte regels; die staan in een eigen artikel.

Goed om te weten

Zakelijke investeringen die je deed vóór je inschrijving bij KVK kun je alsnog opvoeren, als je kunt aantonen dat ze voor de onderneming waren. Bewaar dus ook die facturen.

Zo werkt het in BTW Vriend

Een bon fotografeer of upload je, en de app leest leverancier, bedrag en btw eruit. De scan neemt alleen btw over die echt op de bon staat; staat er geen btw op, dan wordt er ook geen aftrek voorgesteld. De categorie kies of controleer je zelf: voor eten en drinken in de horeca zet je de btw-aftrek op nul, want die is niet aftrekbaar.

Bram, de hulp in de app, kijkt mee met je administratie en meldt wat hij vindt. Het vaakst: een bon of factuur die zonder btw is geboekt terwijl er wel btw op staat, oftewel gemiste voorbelasting. Daarnaast ziet hij wanneer je in de buurt van de KOR-grens komt en wanneer je investeringen samen de grens van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek naderen.

Uit de praktijk: de aftrek die het vaakst blijft liggen zit niet in grote facturen maar in kleine bonnen. Contant betaalde uitgaven, een parkeerbon, een abonnement dat automatisch afschrijft. Losse bedragen, maar over een jaar tellen ze op.

Bronnen

• Belastingdienst, Welke btw is aftrekbaar?
• Belastingdienst, Btw aftrekken bij uitgaven in de horeca
• Belastingdienst, Btw aftrekken? Houd rekening met deze regels
• Goede Start Belastingdienst, Aftrek voorbelasting