Wat moet er wettelijk op een factuur staan?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Dit is het naslagwerk over factuureisen: elk verplicht onderdeel mét de reden erachter, plus de uitzonderingen die de meeste lijstjes overslaan. Wil je gewoon snel een goede factuur maken, pak dan de doe-versie voor je eerste factuur of het gelabelde voorbeeld met sjabloon; kom hier terug voor de bijzondere gevallen.

De verplichte onderdelen, en waarom ze er staan

1. Jouw naam en vestigingsadres: de Belastingdienst en je klant moeten weten wíe leverde; alleen een postbus is niet genoeg.
2. Naam en adres van je klant: een factuur is aan iemand gericht; zonder afnemer geen aftrekrecht bij je klant.
3. Je btw-id: het bewijs dat je btw-ondernemer bent; dit is het nummer, niet je omzetbelastingnummer.
4. Je KVK-nummer: koppelt de factuur aan je inschrijving in het Handelsregister.
5. De factuurdatum: bepaalt in welk btw-tijdvak de factuur valt.
6. Een opeenvolgend factuurnummer: maakt je administratie sluitend; de regels staan hier.
7. De datum of periode van levering: de prestatie zelf, los van de factuurdatum.
8. Aard en hoeveelheid van het geleverde: concreet genoeg om te toetsen: “12 uur webdesign, augustus 2026”, niet “diensten”.
9. De prijs exclusief btw, per tarief: de grondslag waarover de btw is berekend.
10. Het btw-tarief én het btw-bedrag: zonder deze twee kan je klant de btw niet aftrekken.

Het totaal inclusief btw is strikt genomen niet verplicht, maar zet je er natuurlijk gewoon op: dat is het bedrag dat betaald moet worden.

De vereenvoudigde factuur: tot € 100

Is het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw (of is het een herstel van een eerdere factuur), dan volstaat een vereenvoudigde factuur met alleen: de datum, jouw naam en adres, wat er geleverd is en het btw-bedrag (of de gegevens om dat te berekenen). Handig voor kleine bonnen, maar niet toegestaan bij leveringen aan andere EU-landen of als de btw naar je klant is verlegd.

Bijzondere vermeldingen

Drie situaties vragen een extra regel op de factuur. Is de btw verlegd naar je klant, dan vermeld je “btw verlegd” en het btw-id van je klant, en reken je zelf geen btw. Val je onder de KOR, dan reken je geen btw en vermeld je dat je onder de vrijstelling voor kleine ondernemers valt. En lever je aan een ondernemer in een ander EU-land tegen 0%, dan zet je beide btw-id’s op de factuur en controleer je dat van je klant vooraf via VIES.

Wanneer moet de factuur uiterlijk de deur uit?

Uiterlijk de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je leverde. Aan andere ondernemers ben je verplicht te factureren; aan particulieren meestal niet, al is het ook daar bijna altijd verstandig. En praktisch: hoe sneller de factuur, hoe sneller het geld.

Digitaal of papier?

Allebei goed, met dezelfde eisen; een pdf per e-mail is een volwaardige factuur. Zorg wel dat elke factuur zeven jaar bewaard blijft, precies zoals je hem verstuurde. Verstuur je via een boekhoudpakket, dan zit dat bewaren er automatisch in.

Wat als er iets mist of fout staat?

Dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek bij je klant weigeren en heb jij een administratief verzuim; in de praktijk vooral: gedoe en een klant die om een nieuwe factuur vraagt. Herstellen doe je nooit door de oude stilletjes aan te passen, maar via een creditfactuur en een nieuwe: zo hoort dat.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen