Hoe maak je een offerte die wordt geaccepteerd?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Een offerte is twee dingen tegelijk: een verkoopdocument dat de klant over de streep moet trekken, en het juridische fundament onder alles wat daarna komt: je factuur, je betalingstermijn, je positie als er discussie ontstaat. De meeste offerte-ellende (scope-discussies, wanbetaling, “dat hadden we toch anders afgesproken”) is terug te voeren op één oorzaak: er stond te weinig in.

Wat zet je erin?

De kern is: wat lever je, wat kost het, en onder welke afspraken. Concreet: een duidelijke omschrijving van het werk mét wat er níet bij zit (“exclusief hosting”, “maximaal twee revisierondes”), de prijs met btw-vermelding, de planning of doorlooptijd, je betalingsafspraken inclusief een eventuele aanbetaling, de geldigheidsduur van de offerte, en de verwijzing naar je algemene voorwaarden. Die niet-bij-zit-regels voelen kleinzielig maar zijn het tegendeel: ze voorkomen dat je gratis meerwerk doet uit ongemak.

Hoe bindend is een offerte?

Bindender dan veel starters denken: accepteert de klant binnen de geldigheidsduur, dan is er een overeenkomst en zit je aan je prijs vast, ook als je je verrekend hebt. Zet er daarom altijd een geldigheidsduur op (14 of 30 dagen is gebruikelijk); daarna vervalt je aanbod vanzelf en offreer je opnieuw tegen actuele prijzen. Alleen een kennelijke vergissing die de klant redelijkerwijs had moeten zien (een nul te weinig) bindt je niet, maar reken daar nooit op. En vraag om expliciete akkoordbevestiging (reply, handtekening of akkoordknop): “we gaan ervan uit dat het goed is” is geen fundament.

Ex of inclusief btw?

Voor zakelijke klanten offreer je exclusief btw met de vermelding “exclusief 21% btw”: gebruikelijk en toegestaan, want zij vragen de btw terug. Voor particulieren noem je de prijs inclusief btw; dat is bij prijsvermelding aan consumenten verplicht en voorkomt bovendien het gesprek waarin jouw “€ 500” ineens € 605 blijkt. Vermeld het in beide gevallen expliciet; de duurste offertefout is een bedrag zonder btw-vermelding waar de klant iets anders in las dan jij bedoelde.

Offerte, opdrachtbevestiging, factuur: één lijn

Na akkoord verwijs je overal terug: de factuur noemt het offertenummer, deelfacturen volgen de termijnen uit de offerte, en meerwerk leg je vast met een korte aanvulling (“meerwerk conform mail d.d. …”) vóórdat je het uitvoert. Zo is elke factuur de logische volgende stap van iets dat al is afgesproken, en precies dat maakt dat hij zonder vragen betaald wordt. Wijzigt de klant onderweg de opdracht, dan wijzigt de offerte mee; stilzwijgend meebewegen is hoe scope-creep ontstaat.

Houd hem kort

Eén tot twee pagina’s is voor zzp-werk vrijwel altijd genoeg: het werk, de prijs, de afspraken, de geldigheid. Een offerte van tien pagina’s leest niemand; en wat niet gelezen is, is niet afgesproken. De diepte hoort in je algemene voorwaarden, niet in elke offerte opnieuw.

Bronnen

• KVK, Hoe maak ik een offerte?
• Ondernemersplein KVK, Stappenplan offerte maken