Zo goedkoop mogelijk boekhouden, kan dat?

De rode draad staat op de gids over kiezen; deze pagina zoomt in op één keuze.

Goedkoop boekhouden kan echt; een eenmanszaak heeft geen dure setup nodig. Maar “goedkoop” heeft in de boekhouding een dubbele bodem: de rekening zit niet in wat je betaalt, maar in wat je misloopt als het niet klopt. Een gemiste aftrekpost, een te late aangifte of niet-teruggevraagde voorbelasting kost meer dan elk jaarabonnement. Daarom vergelijken we hier de opties op béide: prijs én risico. En voor de transparantie: wij maken zelf één van die opties (BTW Vriend, € 120 per jaar), dus lees ons mee met die bril op.

De vier opties op een rij

Gratis: Excel of een spreadsheet. Kosten € 0, en voor een handjevol facturen per jaar te doen. Het risico zit in wat er níet is: geen btw-berekening die meerekent, geen bewaakte factuurnummering, geen signaal als je iets vergeet. Wanneer Excel volstaat en wanneer het gaat knellen is een eerlijk verhaal apart. Boekhoudsoftware. Van € 120 (wij) tot pakweg € 300+ per jaar bij de bekende pakketten. De software rekent, bewaakt en herinnert; jij blijft zelf verantwoordelijk voor invoer en verzending. Een budget-boekhouder of online kantoor. Vanaf grofweg € 70 à € 100 per maand; je besteedt het werk uit, maar let bij de goedkoopste pakketten op wat er écht inzit: btw-aangiften wel, jaarwerk en IB-aangifte soms als meerprijs. De volle boekhouder ken je uit het kostenoverzicht: € 1.000–1.500 per jaar, met advies als het echte waardedeel.

Waar “goedkoop” stiekem duur wordt

Drie klassiekers. De gemiste teruggave: wie zijn bonnetjes niet bijhoudt, vraagt de btw erover ook niet terug; bij € 3.000 (excl. btw) aan zakelijke kosten per jaar laat je zo € 630 liggen (21%), meer dan vijf keer ons jaarabonnement. De boete-route: te laat aangifte doen of betalen begint met verzuimboetes en wordt bij herhaling structureel geld. Het inhaalwerk: een jaar achterstand laten wegwerken door een boekhouder kost al snel meer uren (tegen € 65–100 per uur) dan het hele jaar netjes bijhouden had gekost. Goedkoop boekhouden is dus vooral: een systeem dat je volhoudt.

De eerlijke rekensom

Zet het naast elkaar voor een gemiddelde eenmanszaak per jaar: Excel € 0 plus het meeste eigen werk en het hoogste foutrisico; software € 120–300 plus een paar uur per kwartaal; budget-uitbesteding € 850–1.200; volledige boekhouder € 1.000–1.500. Het verschil tussen de uitersten is ruwweg € 1.000 tot € 1.500 per jaar; over tien jaar ondernemen een serieus bedrag. De vraag is dus niet “wat is het goedkoopst” maar “welk risico en hoeveel eigen tijd hoort daarbij, en past dat bij mijn administratie”. Voor een overzichtelijke zzp-administratie is software het punt waar prijs en risico elkaar kruisen; wordt je situatie complex, dan schuift het antwoord: die grens hebben we apart beschreven.

Goedkoop starten zonder jezelf vast te zetten

Begin je net, kies dan de goedkope route die je later niet straft: houd vanaf dag één alles bij (ook in een gratis start blijft de administratieplicht gewoon gelden), zet je bonnen en facturen op één plek, en stap over op het moment dat het knelt. Overstappen van pakket is een middag werk als je administratie op orde is, en een project als het een puinhoop is. De duurste keuze is niet de verkeerde tool, maar een half jaar niets bijhouden.

Bronnen

• Boekhouders.nl, Wat kost een boekhouder in 2026?
• Knab, Uurtarief boekhouder zzp in 2026
• Belastingdienst, Administratie bewaren