Mag ik een factuur in het Engels sturen?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Ja, dat mag gewoon: de wet stelt eisen aan wát er op je factuur staat, niet aan de taal. Een Engelstalige factuur voor je internationale klant is dus volkomen in orde, zolang alle verplichte onderdelen erop staan. De aandachtspunten zitten in twee hoeken: de valuta en de bijzondere vermeldingen.

Wat blijft verplicht, in elke taal?

Alles uit de gewone factuureisen: je gegevens met btw-id en KVK-nummer, de klantgegevens, factuurdatum en -nummer, wat je leverde, de prijs exclusief btw en het btw-tarief en -bedrag. De Belastingdienst mag bij een controle om een vertaling vragen van facturen in een andere taal; dat gebeurt zelden en is dan een kwestie van even vertalen, geen reden om het te laten.

Factureren in dollars of ponden?

Mag ook. Eén regel om te onthouden: het btw-bedrag moet in euro’s op de factuur staan (of in elk geval direct herleidbaar zijn). Reken je factuur in vreemde valuta, zet het btw-bedrag er dan in euro’s bij, omgerekend tegen de koers op de factuurdatum; de wisselkoers van de ECB is daarvoor de gebruikelijke bron. Voor je eigen administratie boek je alles in euro’s, zodat je btw-aangifte gewoon klopt.

Zakelijke klant in de EU: meestal geen Nederlandse btw

Lever je diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de btw meestal verlegd: jij rekent geen Nederlandse btw, je klant geeft de btw in zijn eigen land aan. Op de factuur zet je dan “btw verlegd” (in het Engels: “VAT reverse-charged”) plus het btw-id van je klant, dat je vooraf controleert via VIES. Hoe dit doorwerkt in je btw-aangifte is een verhaal apart dat zijn eigen artikel krijgt; voor de factuur zelf zijn de vermelding en de VIES-check het werk.

De Engelse termen op een rij

Nederlands	Engels
Factuur / factuurnummer	Invoice / invoice number
Factuurdatum	Invoice date
Vervaldatum / betalingstermijn	Due date / payment term
Btw / btw-id	VAT / VAT identification number
KVK-nummer	Chamber of Commerce (KVK) number
Bedrag exclusief / inclusief btw	Amount excluding / including VAT
Btw verlegd	VAT reverse-charged
Totaal te betalen	Total amount due

Praktisch: maak één tweetalig sjabloon

Werk je regelmatig internationaal, maak dan één Engelstalig factuursjabloon naast je Nederlandse, met dezelfde nummering; je reeks blijft gewoon één sluitende reeks, ongeacht de taal. Zo hoef je nooit meer per factuur te improviseren, en oogt je factuur voor buitenlandse klanten meteen vertrouwd.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen