Drie voorbeeldteksten voor een betalingsherinnering
Marc Timmer, financieel specialist bij BTW Vriend
Bijgewerkt
Jaarlijks te controleren
De rode draad staat op de gids over tools en templates; deze pagina is een hulpmiddel voor één taak.
Herinneren is een vak van toon en timing: te zacht en er gebeurt niets, te hard en je beschadigt een klantrelatie om een vergeten factuur. Deze drie teksten lopen op in precies de goede stappen: kopieer, vul de blokhaken in, verstuur. De strategie erachter staat in het facturencluster; dit is de gereedschapskist.
Mail 1: de vriendelijke herinnering
Dag 1-3 na de vervaldatum
Beste [naam], Volgens mijn administratie staat factuur [2026-041] van [datum] (€ [bedrag]) nog open; de betalingstermijn verliep op [vervaldatum]. Waarschijnlijk is het aan de aandacht ontsnapt: zou je de betaling deze week willen overmaken naar [IBAN] o.v.v. het factuurnummer? Is de factuur inmiddels betaald, dan kun je deze mail als niet verzonden beschouwen. De factuur stuur ik voor het gemak nogmaals mee. Met vriendelijke groet, [naam]
Mail 2: de dringende herinnering
Rond dag 14
Beste [naam], Op [datum eerste herinnering] stuurde ik je een herinnering voor factuur [2026-041] (€ [bedrag], vervallen op [vervaldatum]). De betaling heb ik nog niet ontvangen en ook een reactie bleef uit. Ik verzoek je het bedrag binnen 7 dagen over te maken naar [IBAN]. Is er een reden waarom betaling uitblijft (een vraag over de factuur, of een situatie waardoor het nu niet lukt), laat het me dan vóór die tijd weten, dan kijken we samen naar een oplossing. Met vriendelijke groet, [naam]
Mail 3: de veertiendagenbrief (laatste aanmaning)
Rond dag 28 · wettelijk vereist vóór incassokosten aan particulieren
Beste [naam], Ondanks twee herinneringen ([datums]) staat factuur [2026-041] van € [bedrag] nog open. Dit is mijn laatste aanmaning. Ik stel je hierbij in de gelegenheid het volledige bedrag binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief alsnog te voldoen op [IBAN]. Blijft betaling uit, dan ben ik genoodzaakt incassomaatregelen te nemen en worden wettelijke incassokosten (minimaal € 40) en rente in rekening gebracht. Ik ga ervan uit dat het zover niet hoeft te komen. Met vriendelijke groet, [naam]
Wanneer stuur je welke?
Mail 1 (dag 1-3 na de vervaldatum): vriendelijk, aanname is vergeten. Negen van de tien openstaande facturen worden hier betaald: de factuur zit er opnieuw bij (het "kwijt"-excuus vervalt) en er staat een concrete termijn in. Mail 2 (± dag 14): dringend, harde termijn van 7 dagen, verwijzing naar het uitblijven van reactie én de open deur voor een gesprek. Een deelbetalingsafspraak is altijd beter dan stilte. Mail 3 (± dag 28): de wettelijke veertiendagenbrief. Pas ná deze aankondiging met 14-dagentermijn mag je incassokosten rekenen aan een particuliere klant (staffel met € 40 als wettelijk minimum). Verstuur aantoonbaar (mail met leesbevestiging of aangetekend bij grote bedragen).
Particulier of zakelijk?
Bij particuliere klanten is mail 3 wettelijk verplicht als je later incassokosten wil rekenen: de 14-dagentermijn in die brief is niet onderhandelbaar en moet ná ontvangst gaan lopen (vandaar "binnen 14 dagen na ontvangst"). Bij zakelijke klanten mag je formeel sneller schakelen (voor zakelijke facturen gelden de incassokosten van rechtswege bij verzuim), maar dezelfde opbouw houdt óók daar de relatie én je dossier netjes.
Wat als de klant nu écht niet betaalt?
Dan verlaat het traject de mailbox: incasso, en de fiscale afwikkeling van de oninbare factuur, inclusief het terughalen van de al afgedragen btw. Het echte werk zit aan de voorkant: wie mail 1 stándaard op dag één na de vervaldatum stuurt (plan hem in bij het factureren), komt zelden aan mail 3 toe.
Kan de klant achteraf zeggen dat hij de mail niet heeft gehad?
Bij mail 1 en 2 wint je verzendbewijs meestal: mailserver-log of doorstuur naar jezelf. Bij mail 3 (die de incassokosten vestigt) zet je in op aantoonbare aflevering: lees-bevestiging vragen, of bij grote bedragen aangetekend of via e-Boekhouden-portaal. Zonder aantoonbare aflevering vervalt de incassokosten-eis, want de 14-dagentermijn is dan niet gestart.
Verwante vragen
Belastingregels veranderen. Controleer bij twijfel de Belastingdienst of vraag een fiscaal adviseur.
Was dit nuttig?
Bedankt voor je feedback.