Buitenlandse bon met btw, wat kun je ermee?

De rode draad staat op de gids over bonnen bewaren; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Getankt in Duitsland, een hotel in Gent, een beurs in Keulen: op de bon staat gewoon btw, alleen niet de Nederlandse. Daar zit de regel die veel zzp’ers een keer verkeerd doen: buitenlandse btw mag níet als voorbelasting in je Nederlandse btw-aangifte. Rubriek 5b is exclusief voor Nederlandse btw; die 19% Mehrwertsteuer hoort er niet tussen, hoe zakelijk de kosten ook waren. Wat je er wél mee kunt, hangt af van het bedrag, en van je geduld.

Eerst het onderscheid met verlegde facturen

Dit artikel gaat over bonnen waar daadwerkelijk buitenlandse btw op staat, dingen die je ter plaatse kocht: brandstof, hotel, horeca, beursentree, taxi. Facturen van buitenlandse leveranciers zonder btw (“reverse-charged”: Google, software, diensten) zijn een andere categorie met een eigen, veel simpeler mechanisme: die verwerk je gewoon in rubriek 4a/4b van je eigen aangifte. De vuistregel: staat er buitenlandse btw op, dan speelt dit artikel; staat er geen btw op, dan het verleggingsartikel.

De officiële route: teruggaaf via het EU-portaal

Voor btw uit andere EU-landen bestaat een centrale teruggaafprocedure: je dient via de Nederlandse Belastingdienst (het speciale EU-btw-teruggaafportaal) een verzoek in, en het buitenland betaalt terug. De spelregels om te kennen: het verzoek gaat per kalenderjaar, de deadline is 30 september van het jaar erna (de btw van 2025 moet dus vóór 30 september 2026 zijn aangevraagd, een harde vervaltermijn), er gelden drempelbedragen (een minimum per verzoek, waardoor kleine bedragen pas lonen als je ze per land opspaart tot een jaarverzoek), je hebt aparte inloggegevens voor het portaal nodig (vraag die ruim op tijd aan) en je levert de facturen digitaal mee. Elk land hanteert bovendien eigen regels over wát teruggevonden mag worden: Duitse brandstof-btw is bijvoorbeeld terugvraagbaar, maar diverse landen sluiten horeca of representatie deels uit, net als Nederland dat andersom doet. Voor btw van buiten de EU (een congres in Londen of New York) bestaat geen centrale route; teruggaaf kan alleen rechtstreeks per land en is voor incidentele kosten zelden de moeite.

De eerlijke rekensom: wanneer laat je het zitten?

De procedure is niet zwaar, maar ook niet gratis in tijd. De praktische lijn die de meeste zzp’ers hanteren: incidentele kleine bedragen laten zitten (die ene tankbeurt van € 70 met € 11 Duitse btw), en de procedure inzetten zodra er per land serieus geld staat: de regelmatige Duitsland-rijder, de jaarlijkse grote vakbeurs, een buitenlandse klus met hotelweken. Bewaar in beide gevallen gewoon alle bonnen in je vaste systeem: wat je aan het eind van het jaar per land bij elkaar ziet staan, beslist of het verzoek loont.

Wat gebeurt er met je kostenaftrek?

Die blijft gewoon overeind, en dat vergeet iedereen: laat je de buitenlandse btw zitten (of krijg je hem niet terug), dan zijn de kosten inclusief die btw aftrekbaar voor je inkomstenbelasting: de niet-teruggevraagde btw is simpelweg onderdeel van de kostprijs. Je verliest dus nooit alles; je kiest alleen tussen het volle pond via de teruggaafprocedure of het gemak van de kostenaftrek. Zolang de bon maar bewaard is, want dat is, zoals altijd in dit cluster, waar elke euro begint.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw terugvragen uit andere EU-landen