Factuurstelsel of kasstelsel: btw bij factuurdatum of bij ontvangst

De rode draad staat op de gids over de kennisbank; deze pagina is een korte definitie.

Het factuurstelsel en het kasstelsel beantwoorden dezelfde vraag verschillend: op welk moment ben je de btw over een verkoop verschuldigd? Bij het factuurstelsel is dat wanneer je de factuur stuurt, ook als de klant pas maanden later betaalt. Bij het kasstelsel pas wanneer het geld binnenkomt.

Wie gebruikt wat?

De hoofdregel: wie vooral aan ondernemers levert, gebruikt het factuurstelsel, en dat is de norm voor vrijwel alle dienstverlenende zzp’ers. Het kasstelsel is gereserveerd voor aangewezen branches die vooral aan particulieren leveren: onder meer winkeliers, marktkooplui, kappers, horeca en schoonheidsspecialisten. Val je in zo’n branche, dan pas je het kasstelsel meestal automatisch toe; twijfel je, dan staat de branchelijst bij de Belastingdienst.

Wat het praktisch betekent

Onder het factuurstelsel kan het gebeuren dat je btw afdraagt over een factuur die nog niet betaald is: je schiet hem feitelijk voor. Vandaar twee bekende gevolgen: de tip om je btw direct apart te zetten per gefactureerd (niet per ontvangen) bedrag als je strak wilt rekenen, en de teruggaafregeling voor facturen die definitief onbetaald blijven. Onder het kasstelsel loopt de btw simpelweg synchroon met je kassa: administratief rustiger, passend bij baliewerk zonder facturen.

De ene zin om te onthouden

Stuur je facturen aan bedrijven: btw telt per factuurdatum. Sta je achter een kassa voor particulieren: btw telt per ontvangst. In beide gevallen bepaalt het stelsel alleen het moment: het bedrag en de aangifte zelf blijven identiek.