Bonnen bewaren voelt als een archiefkast die alleen maar groter wordt. Voor de fiscus zijn ze het bewijsstuk achter elke afgetrokken euro, dus zijn de regels strikt maar overzichtelijk. Deze gids loopt van “wat maakt een bon geldig?” tot “hoe bewaar je hem” en verwijst je bij elk knooppunt naar het artikel dat verdiept.
Wanneer heb je een bon nodig?
Voor elke aftrekbare uitgave. De regel is drieledig: (1) de uitgave is zakelijk, (2) er is een bon of factuur die aan de eisen voldoet, (3) je gebruikt wat je koopt voor prestaties waar je btw over rekent. Zonder bewijsstuk geen aftrek, ook niet als de uitgave overduidelijk zakelijk was. De vraag “kassabon of factuur?” beantwoordt de bovengrens: bonnen tot € 100 incl. btw mogen de vereenvoudigde vorm hebben (datum, leverancier, omschrijving, btw-bedrag of tarief); daarboven moet het een volledige factuur zijn met acht verplichte gegevens.
Wat maakt een bon geldig?
Vier gegevens zijn wettelijk verplicht op de vereenvoudigde bon: datum uitreiking, NAW van de leverancier, omschrijving van goederen of diensten, en het btw-bedrag (of het tarief zodat je het kunt uitrekenen). Deze basis staat op elke goede kassabon. Wat een geldige bon precies is legt de checklist uit. Ontbreekt er iets, dan is de aftrek discutabel; vraag om een correcte factuur of leg de manier van betalen tenminste elektronisch vast, zodat er een spoor is.
Bij een bon op eigen naam of bedrijfsnaam is de regel: voor de vereenvoudigde bon (< € 100 incl. btw) hoeven jouw naam en btw-id er niet op. Voor een volledige factuur (≥ € 100) wél. Werk je met btw-verlegging of grote klanten die op hun beurt willen aftrekken, dan is jouw naam altijd nodig. Voor het eigen archief maakt het niet uit; voor de Belastingdienst geldt de bovenstaande drempel.
Kassabon of volledige factuur?
Bij een leverancier kies je niet, maar sommige leveranciers geven zelfstandig een kassabon terwijl een factuur handiger is. Voor lunches, boeken, kleine gereedschappen: kassabon is prima onder € 100. Voor apparatuur, software-jaarabonnementen, opleidingen: vraag een factuur; die kun je bewaren als pdf en boekhoudkundig strak koppelen.
Bewaartermijn: 7 of 10 jaar
De basisadministratie (bonnen, facturen, grootboek, bankafschriften, kasboek) bewaar je 7 jaar. De teller loopt vanaf het moment dat het gegeven niet meer actueel is; concreet: 7 jaar na het einde van het boekjaar waarop het betrekking heeft. Uitzonderingen zijn gegevens over onroerende zaken (bedrijfspand, opslag, grond): die bewaar je 10 jaar. Ook OSS-administratie (EU-consumenten via één portal) heeft een 10-jarige termijn.
Papier of digitaal
Digitaal bewaren mag volledig, mits aan drie eisen is voldaan: (1) authentiek (afzender en integriteit aantoonbaar), (2) leesbaar voor mens én machine, (3) raadpleegbaar voor de Belastingdienst binnen een redelijke termijn. Voldoe je aan die drie, dan mag het papieren origineel weg. Elektronische facturen bewaar je in de vorm waarin je ze ontving: pdf blijft pdf, e-factuur blijft e-factuur. Foto’s van kassabonnen zijn prima zolang ze scherp en compleet zijn; scans met OCR-tekstherkenning helpen bij het terugvinden.
Bon kwijt
Een bon kwijt is geen ramp maar wel een probleem. Vraag de leverancier om een kopie; de meeste kassa’s kunnen tot maanden terug een dupliceren. Bij online aankopen zit de factuur meestal in je e-mailinbox of in het account bij de webshop. Vind je hem nergens, boek de uitgave dan als kosten zonder btw-aftrek; de IB-aftrek staat nog steeds, mits je aannemelijk kunt maken dat het zakelijk was (bankafschrift plus omschrijving is vaak voldoende).
Buitenlandse bon
Krijg je een buitenlandse bon met buitenlandse btw, dan mag je die btw NIET afvoeren in je Nederlandse aangifte; hij is aftrekbaar via de EU-btw-teruggaafportal van de Nederlandse Belastingdienst, met een deadline van 30 september van het jaar na aanschaf en minimumbedrag € 50 per verzoek (jaarverzoek) of € 400 (kwartaal). De kosten (excl. buitenlandse btw) tel je gewoon mee in je IB-aftrek. Bij een levering van goederen (bv. je koopt een laptop in Duitsland) kan de leverancier de btw verleggen op vertoon van je btw-id; dan factureert hij zonder btw en meld je de aankoop in rubriek 4b.
Bronnen
- Belastingdienst, Factuureisen
- Belastingdienst, Hoe bewaart u uw administratie?
- Belastingdienst, Btw terugvragen uit andere EU-landen