Algemene Voorwaarden

Op deze pagina vind je de voorwaarden die gelden als je BTW Vriend gebruikt.

Laatst bijgewerkt: 15 maart 2026

1. Definities

  • BTW Vriend: handelsnaam van BTW Vriend, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88799972 en gevestigd te Groningen.
  • Dienst: de online boekhoudapplicatie van BTW Vriend, toegankelijk via app.btwvriend.nl, waarmee ondernemers hun boekhouding kunnen voeren, facturen kunnen maken, uitgaven kunnen registreren, BTW-overzichten kunnen genereren en fiscale inzichten kunnen verkrijgen.
  • Gebruiker of Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en zich aanmeldt bij BTW Vriend.
  • Account: de persoonlijke toegang tot de Dienst, beveiligd met een e-mailadres en wachtwoord.
  • Abonnement: de overeenkomst waarbij de Gebruiker tegen betaling periodiek toegang krijgt tot de Dienst.
  • Proefperiode: de periode van 14 dagen na registratie waarin de Gebruiker de Dienst kosteloos kan uitproberen met volledige functionaliteit.
  • Website: https://btwvriend.nl en https://app.btwvriend.nl

2. Toepasselijkheid

  • 2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de Dienst, het aanmaken van een Account en het afsluiten van een Abonnement.
  • 2.2 BTW Vriend richt zich uitsluitend op zakelijke gebruikers (ondernemers) in Nederland. De Dienst is niet bedoeld voor particulieren of consumenten.
  • 2.3 Door gebruik te maken van de Dienst of door een Account aan te maken, aanvaardt de Gebruiker deze voorwaarden.
  • 2.4 BTW Vriend kan deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd via de app of per e-mail. Als de Gebruiker het niet eens is met de wijziging, kan hij het Abonnement opzeggen vóór de wijziging ingaat.

3. De Dienst

3.1 BTW Vriend biedt een online boekhoudapplicatie waarmee ondernemers onder meer:

  • Facturen en offertes kunnen aanmaken, versturen en beheren
  • Uitgaven en bonnetjes kunnen registreren, inclusief automatische scan
  • Bankafschriften kunnen importeren en koppelen
  • Uren, projecten en kilometers kunnen registreren
  • BTW-aangifte overzichten en exports kunnen genereren
  • Winst- en verliesrapporten, balans en grootboek kunnen bekijken
  • Fiscale prognoses en controles kunnen uitvoeren
  • Vragen kunnen stellen aan de AI Boekhouder
  • E-mailnotificaties over deadlines en openstaande posten kunnen ontvangen

3.2 Geen fiscaal advies. De Dienst is uitsluitend bedoeld als hulpmiddel voor het voeren van een eigen boekhouding. Alle uitkomsten, berekeningen, suggesties, signalen en AI-gegenereerde antwoorden vormen geen fiscaal, juridisch of financieel advies en zijn geen vervanging van een accountant, boekhouder of fiscalist. De Gebruiker blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van zijn boekhouding en aangiftes.

3.3 AI-functies. De Dienst maakt gebruik van kunstmatige intelligentie voor het scannen van bonnetjes, het beantwoorden van vragen en het genereren van inzichten. AI-uitkomsten kunnen onjuist of onvolledig zijn. De Gebruiker dient AI-uitkomsten altijd zelf te controleren.

3.4 Beschikbaarheid. BTW Vriend streeft naar een hoge beschikbaarheid maar garandeert geen ononderbroken werking. Onderhoud wordt waar mogelijk buiten kantooruren gepland.

4. Account

  • 4.1 Om de Dienst te gebruiken moet de Gebruiker een Account aanmaken met een geldig e-mailadres en wachtwoord.
  • 4.2 De Gebruiker is verantwoordelijk voor het geheimhouden van zijn inloggegevens en voor alle activiteiten die onder zijn Account plaatsvinden.
  • 4.3 Bij vermoeden van ongeautoriseerd gebruik dient de Gebruiker BTW Vriend onmiddellijk te informeren via support@btwvriend.nl.

5. Proefperiode en Abonnement

5.1 Proefperiode. Nieuwe Gebruikers krijgen 14 dagen gratis toegang tot alle PRO-functies. Tijdens de proefperiode kan de Gebruiker een betaald Abonnement kiezen en een betaalmethode vastleggen. De eerste betaling start pas na afloop van de proefperiode.

5.2 Geen automatische betaling zonder actieve keuze. Als de Gebruiker tijdens de proefperiode geen plan kiest en geen betaalmethode vastlegt, wordt het Account na afloop van de proefperiode teruggeschakeld naar het gratis plan met beperkte functionaliteit. Er vindt geen automatische afschrijving plaats.

5.3 Abonnementsvormen:

  • Maandelijks: € 12,99 per maand, exclusief BTW
  • Jaarlijks: € 120,00 per jaar (€ 10,00 per maand), exclusief BTW

Alle prijzen zijn exclusief 21% BTW. Actuele prijzen staan op de Website.

5.4 Prijswijzigingen. BTW Vriend kan prijzen wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd. Bestaande Abonnementen worden pas bij de eerstvolgende verlengingsperiode aangepast. Bij een prijsverhoging kan de Gebruiker opzeggen vóór de nieuwe prijs ingaat.

6. Betaling

  • 6.1 Betaling vindt vooraf plaats per maand of per jaar, via iDEAL, creditcard of andere beschikbare betaalmethoden.
  • 6.2 Betalingen worden verwerkt door Stripe. BTW Vriend slaat geen creditcard- of bankgegevens op.
  • 6.3 Bij niet-tijdige betaling kan BTW Vriend de toegang tot de Dienst opschorten tot de betaling is voldaan.
  • 6.4 Facturen zijn beschikbaar via het klantportaal in de accountinstellingen.

7. Opzegging

  • 7.1 De Gebruiker kan het Abonnement op elk moment opzeggen via Instellingen → Abonnement → Abonnement beheren in de app.
  • 7.2 Na opzegging behoudt de Gebruiker toegang tot alle betaalde functies tot het einde van de lopende betaalperiode.
  • 7.3 Na afloop wordt het Account teruggeschakeld naar het gratis plan. Gegevens blijven bewaard zolang het Account bestaat.
  • 7.4 Er vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde abonnementskosten, tenzij sprake is van een substantiële tekortkoming die niet binnen redelijke termijn wordt verholpen.

8. Accountverwijdering

  • 8.1 De Gebruiker kan zijn Account permanent verwijderen via Instellingen → Persoonlijk → Account verwijderen.
  • 8.2 Bij verwijdering worden alle gegevens permanent verwijderd: bedrijfsgegevens, facturen, uitgaven, bankafschriften, klantgegevens, uren, projecten en opgeslagen bestanden (bonnetjes, factuur-PDF's). Een actief abonnement wordt automatisch opgezegd.
  • 8.3 Accountverwijdering is onomkeerbaar. Verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld.
  • 8.4 Betaalhistorie (facturen van BTW Vriend aan de Gebruiker) blijft bewaard bij de betaalprovider conform de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

9. Aansprakelijkheid

9.1 De Dienst wordt aangeboden zoals deze is ("as is"). BTW Vriend garandeert niet dat de Dienst foutloos, ononderbroken of volledig is.

9.2 BTW Vriend is niet aansprakelijk voor:

  • Schade door onjuiste of onvolledige gegevens aangeleverd door de Gebruiker
  • Schade door onjuiste uitkomsten van AI-functies of berekeningen
  • Schade door handelen op basis van uitkomsten zonder onafhankelijke verificatie
  • Boetes, naheffingen of sancties van de Belastingdienst of andere instanties
  • Schade door storingen, onderhoud of onbeschikbaarheid
  • Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen

9.3 De totale aansprakelijkheid van BTW Vriend is beperkt tot het bedrag aan abonnementskosten betaald in de 3 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende event, met een maximum van € 500.

9.4 Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van BTW Vriend.

10. Verplichtingen van de Gebruiker

  • 10.1 De Gebruiker garandeert dat hij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
  • 10.2 De Gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevoerde gegevens.
  • 10.3 De Gebruiker is verantwoordelijk voor het voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot zijn boekhouding en belastingaangiften.

10.4 Het is niet toegestaan om:

  • De Dienst te gebruiken voor illegale doeleinden
  • De beveiliging van de Dienst te omzeilen
  • De Dienst te gebruiken om een concurrerende dienst te ontwikkelen
  • Inloggegevens te delen met derden
  • De software te kopiëren, decompileren of reverse-engineeren

11. Intellectueel eigendom

  • 11.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, software, website en het merk BTW Vriend berusten bij BTW Vriend.
  • 11.2 De Gebruiker krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht gedurende de looptijd van het Abonnement.
  • 11.3 Alle gegevens die de Gebruiker invoert blijven eigendom van de Gebruiker.

12. Overmacht

  • 12.1 BTW Vriend is niet gehouden tot nakoming bij overmacht. Hieronder vallen onder meer: storingen bij dienstverleners, internetstoring, stroomuitval, cyberaanvallen, pandemieën, overheidsmaatregelen.
  • 12.2 Bij overmacht langer dan 60 dagen kan elk der partijen de overeenkomst ontbinden zonder schadevergoeding.

13. Gegevensverwerking en privacy

  • 13.1 BTW Vriend verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. Het volledige privacybeleid is beschikbaar op https://btwvriend.nl/privacy.
  • 13.2 Voor zover BTW Vriend persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Gebruiker (zoals klantgegevens), handelt BTW Vriend als verwerker. Dit artikel geldt als verwerkersovereenkomst.
  • 13.3 BTW Vriend verwerkt deze gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de Dienst en niet voor eigen doeleinden.
  • 13.4 BTW Vriend neemt passende beveiligingsmaatregelen, waaronder versleuteling, toegangscontrole op databaseniveau en opslag in een Europees datacenter.
  • 13.5 Bij beëindiging van de overeenkomst worden alle gegevens van de Gebruiker verwijderd, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

14. Toepasselijk recht en geschillen

  • 14.1 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
  • 14.2 Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.
  • 14.3 Indien onderling overleg niet tot een oplossing leidt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland.

15. Contact

BTW Vriend