Wat is het verschil tussen KVK-nummer en btw-id?

De rode draad staat op de gids over starten; deze pagina zoomt in op één stap.

Na je inschrijving heb je als eenmanszaak drie nummers, en ze worden voortdurend door elkaar gehaald. Dit is de korte versie:

Nummer	Ziet eruit als	Waarvoor
KVK-nummer	8 cijfers	Bewijs van inschrijving; op facturen en je website
Btw-id	NL + 9 tekens + B + 2 cijfers	Je btw-nummer naar buiten toe; op facturen en je website
Omzetbelastingnummer	Nummer op basis van je BSN	Alleen voor contact mét de Belastingdienst; nooit op je factuur

Wat is je KVK-nummer?

Je KVK-nummer is het achtcijferige nummer waarmee je onderneming in het Handelsregister staat. Het bewijst dat je bedrijf bestaat en verandert niet zolang je onderneming bestaat. Je bent verplicht het te vermelden op je facturen, offertes en website: kort gezegd op alles wat zakelijk de deur uitgaat.

Wat is je btw-id?

Je btw-identificatienummer is je btw-nummer voor de buitenwereld: NL, negen tekens, de letter B en twee cijfers. Sinds 2020 zit er voor eenmanszaken géén BSN meer in verwerkt, dus je kunt het veilig delen. Dit is het nummer dat op je facturen en je website hoort, en het nummer dat je doorgeeft aan leveranciers en klanten, bijvoorbeeld bij zakendoen binnen de EU.

Wat is je omzetbelastingnummer?

Het omzetbelastingnummer is het interne nummer waaronder je bij de Belastingdienst geregistreerd staat voor de btw. Bij eenmanszaken is het gebaseerd op je BSN, en precies daarom gebruik je het alléén in je contact met de Belastingdienst: het staat op hun brieven en je gebruikt het als kenmerk als je belt of schrijft. Op je factuur of website hoort het nooit. Dan ligt je BSN op straat.

Welk nummer zet je op je factuur?

Twee nummers, allebei verplicht: je KVK-nummer en je btw-id. De twee fouten die het vaakst voorkomen: het omzetbelastingnummer op de factuur zetten (privacyrisico vanwege je BSN) en het oude btw-nummer van vóór 2020 blijven gebruiken. Controleer het dus één keer goed in je factuursjabloon; daarna gaat het vanzelf goed.

Wanneer krijg je je btw-id?

Automatisch: de KVK geeft je inschrijving door aan de Belastingdienst en meestal binnen twee weken vallen je btw-id en omzetbelastingnummer samen op de mat. Soms stelt de Belastingdienst eerst nog vragen om te beoordelen of je ondernemer bent voor de btw. Nog geen btw-id binnen? Wacht dan even met factureren, of spreek met je klant af dat de factuur volgt zodra het nummer er is. Een factuur zonder btw-id is niet compleet.

Hoe controleer je het btw-id van een klant of leverancier?

Via VIES, het controlesysteem van de Europese Commissie. Dat is vooral belangrijk als je zakendoet met bedrijven in andere EU-landen en de btw verlegt: dan wil je zeker weten dat het btw-id van je klant geldig is. Bewaar een schermafdruk van de controle bij je administratie, dan kun je het later aantonen.

Nummer kwijt? Zo vind je het terug

Je KVK-nummer zoek je op via kvk.nl; het Handelsregister is openbaar. Je btw-id en omzetbelastingnummer vind je terug op de brieven van de Belastingdienst of door in te loggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk. De brief waarin je de nummers kreeg, is het bewaren waard: er staat ook je aangiftetijdvak in voor je eerste btw-aangifte.

Bronnen

• Europese Commissie, VIES btw-nummercontrole
• KVK, Inschrijfvergoeding