Btw terugvragen over je startinvesteringen

De rode draad staat op de gids over starten; deze pagina zoomt in op één stap.

Over bijna alles wat je voor je start koopt betaal je btw, en die btw is niet weg. Als btw-ondernemer vraag je hem terug in je aangifte, en juist in je eerste kwartaal telt dat op tot honderden of duizenden euro’s. De enige voorwaarden: de aankoop is zakelijk, en je hebt de bon of factuur bewaard.

Welke btw mag je terugvragen?

De btw op zakelijke aankopen: je laptop, telefoon, software-abonnementen, gereedschap, werkplekinrichting, voorraad. Dit heet voorbelasting, en het mechanisme is simpel: de btw die jíj betaalde gaat af van de btw die je aan klanten rekende. Voorwaarde is een factuur of bon waarop de btw zichtbaar is. Vraag bij grotere aankopen een factuur op jouw bedrijfsnaam, dat maakt het zakelijke karakter meteen aantoonbaar.

Tellen aankopen van vóór je KVK-inschrijving ook mee?

Ja. Kocht je je laptop twee maanden voordat je je inschreef, dan mag de btw daarover gewoon mee in je eerste aangifte, zolang je aannemelijk kunt maken dat de aankoop voor je onderneming was. Dit is waarom het loont om al in je aanloopfase elke bon te bewaren, ook als je nog twijfelt of het bedrijf er komt.

Waar zit geen btw op (dus valt er niets terug te vragen)?

Een paar startkosten dragen geen btw, hoe zakelijk ze ook zijn: de KVK-inschrijving, je verzekeringspremies (daar zit assurantiebelasting op, geen btw) en de meeste bankkosten. Eén omgekeerd geval om te onthouden: op eten en drinken in de horeca zit wél btw, maar die mag je níet aftrekken, ook niet bij een zakelijke lunch.

Wat doe je met spullen die deels privé zijn?

Gebruik je iets zowel zakelijk als privé (je telefoon, je internetabonnement), dan vraag je de btw terug naar rato van het zakelijke gebruik. Een redelijke, onderbouwde schatting volstaat: gebruik je je telefoon voor driekwart zakelijk, dan trek je driekwart van de btw af. Alleen de auto is een verhaal apart met eigen regels; behandel die niet als een gewone aankoop maar zoek dat afzonderlijk uit of vraag het na.

Waar zet je het in je aangifte?

In rubriek 5b van je btw-aangifte, de voorbelasting; zo zit het aangifteformulier in elkaar. Omdat je in je startkwartaal meestal meer btw betaalt dan ontvangt, is de uitkomst vaak negatief en krijg je geld terug: zo verloopt dat eerste kwartaal.

Eén waarschuwing: de KOR

Meld je je aan voor de kleineondernemersregeling, dan vervalt het recht op voorbelasting. Wie eerst btw over investeringen terugvraagt en daarna snel de KOR in stapt, kan een deel van die teruggave moeten terugbetalen. Twijfel je tussen terugvragen en de KOR, lees dan eerst De KOR als starter: nu aanmelden of wachten?

Bronnen

• Belastingdienst, Welke btw is aftrekbaar?
• Belastingdienst, Btw aftrekken? Houd rekening met deze regels
• Belastingdienst, Btw aftrekken bij uitgaven in de horeca