Wat is een geldige bon voor de Belastingdienst?

De rode draad staat op de gids over bonnen bewaren; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Niet elk stukje papier met een bedrag erop is een bon waar je fiscaal iets aan hebt. Gelukkig zijn de eisen overzichtelijk, en voor kleine aankopen zelfs verrassend soepel, dankzij de regeling voor de vereenvoudigde factuur. Wie de checklist hieronder kent, beoordeelt elke bon in tien seconden bij de kassa, precies het moment waarop je er nog iets aan kunt doen.

De soepele route: de vereenvoudigde factuur (tot € 100)

Voor aankopen tot € 100 inclusief btw volstaat een gewone kassabon, mits er vier dingen op staan: de datum, de naam en het adres van de leverancier, een omschrijving van wat er geleverd is, en het btw-bedrag (of de gegevens om het te berekenen: bedrag plus tarief). Dat is de wettelijke ondergrens, en vrijwel elke moderne kassabon haalt hem. Jouw eigen naam hoeft er bij deze kleine bedragen níet op. Hoe dat precies zit heeft een eigen artikel. Dit is de reden dat de tankbon, het pakket printpapier en de bouwmarktrun gewoon werken voor je btw-aftrek zonder dat je ooit “een factuur” vroeg.

Boven de € 100: dan telt de volledige factuur

Vanaf honderd euro schakelt de wet naar de volwaardige factuureisen: dan moeten ook jouw naam en adres erop, het btw-identificatienummer van de leverancier, een factuurnummer en de uitsplitsing per tarief. Een anonieme kassabon van € 380 voor een monitor is dus geen geldig document voor de btw-aftrek, en dit is de valkuil waar de meeste aftrek verloren gaat: grote aankoop, klein bonnetje. De remedie is één zin bij de kassa of in de webshop-checkout: “mag ik een factuur op bedrijfsnaam?” Elke zakelijke leverancier is dat gewend; wanneer je welke vorm nodig hebt, staat in het volgende artikel.

Wat een bon ongeldig maakt

De klassiekers, in oplopende ernst: een bon waarop geen btw te herleiden is (alleen een totaalbedrag, dan is er niets af te trekken, hooguit kosten voor de IB), een pinbon in plaats van de kassabon (het banktransactiestrookje bewijst de betaling, niet de aankoop; bewaar altijd de échte bon), een bon die onleesbaar wordt (thermisch papier vervaagt in maanden; fotograferen bij ontvangst is óók daarom de norm), en offertes of orderbevestigingen die nooit een factuur werden. Twijfelgeval dat vaak goed zit: de e-mailbevestiging van een webshop met alle gegevens en btw-uitsplitsing. Dat ís gewoon een factuur, digitaal geleverd.

De tien-secondencheck

Bij elke zakelijke aankoop, op het moment zelf: staat de btw erop? Is het bedrag boven de € 100? Dan factuur op naam vragen. Direct fotograferen voordat het bonnetje een la in gaat. Drie vragen, en je administratie bevat alleen nog bonnen die hun werk doen. Alles wat daarna komt (bewaren, inboeken, aftrekken) is stroomafwaarts van dit ene moment bij de kassa: een geldige bon kun je niet achteraf regelen, alleen vooraf.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen (vereenvoudigde factuur tot € 100, volledige factuur daarboven)