De klant heeft maar deels betaald, wat nu?

De rode draad staat op de gids over dagelijkse boekhoudvragen; deze pagina zoomt in op één situatie.

Er komt € 1.500 binnen op een factuur van € 3.000. Geen wanbetaling (nog niet), geen afrondingskruimel, maar een klant die in delen betaalt, aangekondigd of niet. De administratie hiervan is simpel; de bewaking is waar het om draait.

De boeking: koppelen, restant laten staan

Koppel de ontvangst aan de factuur als deelbetaling: de factuur gaat naar “deels betaald” en het restant (€ 1.500) blijft netjes open op je debiteurenlijst. Dat is alles: geen splitsing van de factuur, geen creditering, geen nieuwe factuur voor de rest. De btw verandert ook niet: onder het factuurstelsel was je de volledige btw al verschuldigd in het tijdvak van factureren, dus de betaling in delen raakt je aangifte niet. (Ja, dat betekent dat je btw voorschiet over geld dat er nog niet is: precies waarom de btw-pot per factuur en niet per ontvangst vullen de strakke methode is.)

De bewaking: het restant is een gewone openstaande post

Hier gaat het in de praktijk mis: een factuur op “deels betaald” vóelt afgehandeld (er is immers betaald) en glijdt zo uit het herinnerritme. Behandel het restant als wat het is: een openstaand bedrag met de oorspronkelijke betalingstermijn, dat gewoon meeloopt in je herinneringen (“bedankt voor de eerste € 1.500; het restant van € 1.500 staat nog open met vervaldatum X”). Onaangekondigde deelbetalingen verdienen bovendien één vriendelijke vraag: is dit een cashflow-kwestie bij de klant (prima, maak een afspraak over het restant) of zit er een inhoudelijk dispuut achter (“dat deel van de klus vind ik niet af”)? Dat tweede wil je nú weten, niet na drie herinneringen.

Deelbetalingen als afspraak: dan wél factureren per deel

Wordt betalen-in-delen een bewuste afspraak (grote klus, gespreide termijnen), draai het dan om: stuur per termijn een eigen (deel)factuur in plaats van één grote factuur die maandenlang half-open hangt. Dat is administratief schoner, spreidt óók je btw-momenten, en het begint idealiter met een aanbetaling vóór de start: de gezondste vorm van gespreid betalen, omdat het risico dan bij aanvang al gedeeld is. Vuistregel: ongepland deel betaald → koppelen en bewaken; gepland in delen → per deel factureren. Twee routes, allebei netjes, zolang je maar weet in welke je zit.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen
• Belastingdienst, Administratieve verplichtingen