Kan ik mijn boekhouder vervangen door software?

De rode draad staat op de gids over kiezen; deze pagina zoomt in op één keuze.

Zo’n € 1.000 tot € 1.500 per jaar betalen om bonnetjes te laten overtikken voelt steeds gekker naarmate software dat werk beter doet, en dus overwegen veel zzp’ers de omgekeerde overstap: van boekhouder naar zelf doen. Dat kan prima, mits je twee dingen goed doet: eerlijk toetsen of het bij jóuw situatie past, en netjes afscheid nemen mét een complete overdracht. Aan beide is dit artikel gewijd, inclusief de gevallen waarin we je aanraden te blijven waar je bent.

Eerst de eerlijke toets

De overstap is logisch als je administratie eenvoudig is (eenmanszaak, overzichtelijk aantal transacties, geen personeel) en je vooral betaalt voor verwerkingswerk in plaats van advies. Hij is onverstandig in de situaties die we in Wanneer heb je wél een boekhouder nodig? op een rij zetten: een bv, personeel, een complexe fiscale situatie of een lopende kwestie met de Belastingdienst. Twijfel je, stel de vraag dan letterlijk aan je boekhouder: “welk deel van jouw rekening is verwerking en welk deel advies?” Een goede boekhouder geeft daar eerlijk antwoord op, en soms is dat antwoord het beste advies dat je ooit van hem kreeg.

Kies je moment

Het natuurlijke moment is de jaarwissel, nádat je boekhouder het oude jaar heeft afgerond, inclusief de aangifte inkomstenbelasting over dat jaar. Dan is er één harde knip: alles tot en met 31 december is van de boekhouder, alles daarna van jou. Halverwege het jaar kan ook (per kwartaalgrens), maar spreek dan expliciet af wie de IB-aangifte over het lopende jaar doet: dat is het punt waar overstappers het vaakst tussen wal en schip vallen. Check ook even je overeenkomst op een opzegtermijn.

De overdracht: dit vraag je op

Vraag je boekhouder om een nette slotlevering: al je jaarcijfers en aangiftes van de afgelopen jaren (pdf’s van IB- en btw-aangiftes, jaarrekeningen of winstoverzichten), je klant- en factuurgegevens met het laatste factuurnummer (want je nummering loopt gewoon door), de openstaande posten (wie moet jou nog betalen, wat staat er nog open bij leveranciers), en de exports van je administratie (transacties als CSV). Jij blijft verantwoordelijk voor zeven jaar bewaarplicht; die stukken wil je in eigen beheer hebben, niet “opvraagbaar bij het kantoor”. Dit alles is een normaal verzoek; je administratie is juridisch van jou.

Het eerste kwartaal: je proefexamen

Richt je eigen systeem in via de administratie-opzet en draai het eerste kwartaal extra scherp: houd alles wekelijks bij, loop vóór de aangifte de kwartaalchecklist door, en vergelijk je eerste eigen btw-aangifte met de laatste die je boekhouder deed: dezelfde orde van grootte, dezelfde rubrieken gevuld? Dan draait het. Wat er in het zelf-doen-ritme zit, wist je al vóór je begon.

Houd de deur open

De slimste oud-klanten vertrekken in goed overleg en houden het nummer: één adviesuur per jaar bij je oude boekhouder (of een fiscalist) rond de aangifte inkomstenbelasting is de perfecte tussenvorm. Je betaalt nog € 100 à € 200 voor het deel waar een mens waarde toevoegt, en niets meer voor het werk dat je software nu doet. Zo is de overstap geen breuk maar een herverdeling: het typewerk naar de machine, het denkwerk naar wie ervoor doorgeleerd heeft, en de grip naar jou.

Bronnen

• Belastingdienst, Administratie bewaren