Btw op lunch, telefoon en auto, wat mag je aftrekken?

De rode draad staat op de gids over btw-aangifte; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Drie soorten bonnetjes veroorzaken samen negentig procent van de voorbelasting-twijfels: het lunchbonnetje, de telefoonrekening en de tankbon. Alle drie hebben ze een eigen regel, en wie die drie kent, kan vrijwel elke bon in tien seconden beoordelen. Hier zijn ze, met de logica erachter, zodat je ook de randgevallen zelf kunt beslissen.

De lunch: horeca-btw is nóóit aftrekbaar

De hardste en meest verrassende regel: btw op eten en drinken dat je in een horecagelegenheid nuttigt (restaurant, café, lunchroom, ook tijdens een 100% zakelijke bespreking met een klant) mag je niet als voorbelasting aftrekken. De wet sluit dit categorisch uit; de zakelijkheid doet er niet toe. De kósten zelf kunnen wel (deels) aftrekbaar zijn voor je inkomstenbelasting, maar de btw ben je kwijt. Het onderscheid zit in de plek: haal je broodjes of boodschappen die je op kantoor of bij een klant serveert (afhalen, bezorgen, catering op locatie), dan is de btw dáárop gewoon aftrekbaar. Zelfde broodje, andere plek, ander antwoord; onthoud “ter plaatse opeten = geen btw-aftrek” en je hebt hem.

De telefoon: splitsen naar zakelijk gebruik

Btw op je telefoon-, internet- en softwareabonnementen trek je af voor het deel dat je zakelijk gebruikt. Eén abonnement voor alles? Maak dan één keer een eerlijke schatting van de verhouding (zeg 70% zakelijk), leg die vast in je administratie en pas hem consequent toe op elke factuur. De Belastingdienst vraagt geen minutenregistratie, wel een verdedigbare en consistente lijn. Een volledig zakelijk tweede nummer of een abonnement op naam van de zaak: 100% aftrekbaar, klaar. Dit patroon geldt breder voor alles met gemengd gebruik, van je laptop tot je werkkamer-energiekosten.

De auto: eerst weten wíens auto het is

Bij autokosten begint alles bij één vraag: is het een privé-auto of staat hij op de zaak? Privé-auto: dan werk je met de kilometeraftrek van € 0,23 in de inkomstenbelasting; de btw op brandstof en onderhoud mag je óók aftrekken voor zover je de auto zakelijk gebruikt (bewaar dus tankbonnen, en let op: voor de btw telt woon-werk als privé). Auto van de zaak: alle btw op aanschaf, brandstof en onderhoud aftrekbaar door het jaar heen, met aan het eind van het jaar de correctie voor privégebruik: de bekende 2,7%. Parkeren en tol volgen dezelfde lijn als de rit waarvoor ze waren.

De vergeten categorie: relatiegeschenken

Nog één regel die bij deze familie hoort: btw op relatiegeschenken en personeelsverstrekkingen is aftrekbaar tot een drempel van € 227 per ontvanger per jaar (exclusief btw). Geef je iemand méér dan dat, dan vervalt de aftrek over het geheel voor die ontvanger. Voor de gemiddelde zzp’er met een kerstpakket en af en toe een bos bloemen speelt dit zelden, maar het is de regel die je wilt kennen vóór je één klant royaal bedankt.

De vuistregel voor alles wat hier niet staat

Twijfel je bij een andere bon, stel dan twee vragen: is de kostenpost zakelijk, en staat er een correcte factuur met btw onder? Twee keer ja: aftrekken (naar rato bij gemengd gebruik). Blijft het schuren (horeca-achtig, gift-achtig, privé-achtig), dan zit je vrijwel zeker bij een van de uitzonderingen hierboven. Hoe de voorbelasting-machine als geheel werkt, staat in het basisartikel.

Bronnen

• Belastingdienst, Uitgaven in de horeca (geen btw-aftrek)
• Belastingdienst, Privégebruik en gemengd gebruik (BUA-drempel € 227)