Kosten doorbelasten, welk btw-tarief pas je toe?

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Je rijdt naar de klant, koopt materiaal in of huurt iemand in voor de klus, en die kosten zet je op de factuur. Hier gaat het bij starters vaak mis, want het voelt logisch om het “eigen” btw-tarief van elke kostenpost door te geven: 9% op dat ene, niets op de kilometers. De werkelijke regel is simpeler én anders: doorbelaste kosten zijn gewoon onderdeel van jouw prestatie, en volgen dus het btw-tarief van jouw dienst, meestal 21%.

De hoofdregel: alles volgt jouw tarief

Wat jij aan je klant factureert is één geheel: jouw werk plus alles wat je nodig had om het te leveren. Reiskosten, parkeerkosten, materialen, verzendkosten, ingehuurde hulp: op jouw factuur zijn het bijkomende kosten bij jouw hoofdprestatie, en daar hoort het tarief van die hoofdprestatie op. Lever je een dienst tegen 21%, dan gaat er dus ook 21% over de doorbelaste kilometers, óók al zat er op de trein zelf 9% en op je kilometers helemaal geen btw. Je “geeft” het oorspronkelijke tarief dus nooit door.

Waarom je er niets aan tekortkomt

Dit voelt als btw stapelen, maar dat is het niet: de btw die jíj betaalde over die kosten vraag je terug als voorbelasting, en de btw die jij erover rekent is voor je zakelijke klant net zo aftrekbaar als de rest van je factuur. Per saldo betaalt niemand dubbel. Belast daarom door op basis van je kosten exclusief btw; de btw-component heb je immers al teruggevraagd. Wie het inclusief-bedrag doorbelast, rekent zichzelf ongemerkt marge toe of de klant te veel.

Zo zet je het op de factuur

Als eigen regels, net zo concreet als je werk: “Reiskosten 2 × Groningen–Zwolle, 180 km” of “Materiaal: [omschrijving]”, elk met bedrag exclusief btw, en onderaan één btw-berekening over het geheel. Spreek doorbelasting wél vooraf af in je offerte; een klant die onverwacht reiskosten op de factuur vindt, betaalt trager en moppert harder dan de kosten waard zijn. Veel zzp’ers kiezen daarom voor de simpelste variant: kosten inprijzen in het tarief en alleen grote posten (materiaal, inhuur) apart doorbelasten.

De uitzondering: kosten die van je klant zelf zijn

Er is één smalle uitzondering: bedragen die je puur vóórschiet en die juridisch van je klant zijn (denk aan leges of griffierecht dat op naam van je klant staat). Zulke doorlopende posten belast je één-op-één door zónder btw, buiten je omzet om. De toets is streng (het moet echt de kostenpost van je klánt zijn, niet jouw inkoop), dus twijfel je: behandel het als gewone doorbelasting mét btw; dat is nooit fout, andersom wel.

Ingehuurde hulp doorbelasten

Huur je een andere zzp’er in voor een deel van de klus, dan geldt exact hetzelfde: zijn factuur (met btw) is jouw inkoop, de btw daarvan is jouw voorbelasting, en jij factureert het werk (met of zonder marge) aan je klant tegen jouw tarief met jouw btw. Jouw klant heeft met de factuur van je onderaannemer niets te maken.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw berekenen over diensten
• Belastingdienst, Waarover geen btw berekenen? (doorlopende posten)