Terugbetaling aan een klant na een creditfactuur

De rode draad staat op de gids over dagelijkse boekhoudvragen; deze pagina zoomt in op één situatie.

Een klus deels geannuleerd, een klacht gehonoreerd, een verkeerd bedrag gefactureerd én al betaald: er moet geld terug naar de klant. De verleiding is om gewoon over te maken en klaar. Een kale terugstorting zonder papier eronder is echter een gat in je administratie. De juiste volgorde is kort: eerst het document, dan het geld.

Stap 1: de creditfactuur is de basis

Het document is de creditfactuur: die legt formeel vast wát je terugdraait (heel de factuur of een deel), corrigeert automatisch je omzet én je btw in het lopende tijdvak, en geeft je klant het stuk waarmee híj zijn kant corrigeert. Zonder creditfactuur is een terugbetaling boekhoudkundig een raadsel: omzet die blijft staan, btw die je te veel afdraagt, en een uitgaande betaling die nergens bij hoort. Met creditfactuur is de rest invulwerk. (Ging er nooit geld over, factuur nog onbetaald, dan is de creditfactuur alléén al genoeg: er valt niets terug te storten, alleen te verrekenen.)

Stap 2: terugbetalen en koppelen

Maak het bedrag over naar de rekening waarvan de klant betaalde, met de creditfactuurreferentie in de omschrijving (“terugbetaling conform creditfactuur 2026-058”). In je administratie koppel je de uitgaande betaling aan die creditfactuur: precies zoals een ontvangst aan een gewone factuur hangt, maar dan gespiegeld. Daarmee is de cirkel rond: factuur, betaling, creditfactuur en terugbetaling wijzen alle vier naar elkaar, en zowel jouw als de klant z’n boekhouding vertelt hetzelfde verhaal. De btw hoef je nergens apart aan te raken: die corrigeerde al mee met de creditfactuur zelf.

De varianten in het kort

Gedeeltelijk terug (korting achteraf, deel van de klus): creditfactuur voor alleen dat deel, terugbetaling van dat bedrag; de originele factuur blijft voor de rest gewoon staan. Verrekenen in plaats van terugstorten: bij een doorlopende klantrelatie mag het tegoed ook in mindering op de volgende factuur, zelfde spelregels: schriftelijk bevestigen, zichtbaar verrekenen. Coulance zonder discussie (je stort € 50 terug als gebaar): óók dan een creditfactuur, hoe klein ook. “Coulance” is geen boekingscategorie, een creditering wel.

Waarom deze volgorde je beschermt

Bij vragen (van de Belastingdienst, van een boekhouder, van jezelf over een half jaar) is de keten het antwoord: waarom ging er € 425 naar Jansen? Creditfactuur 2026-058, klacht over levering, hier het mailtje. Vijf minuten administratie op het moment zelf, en elke latere vraag beantwoordt zichzelf. Terugbetalen is nooit leuk; het slordig doen maakt het alleen maar duurder.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen
• Belastingdienst, Btw-aangifte corrigeren