Factuur wordt echt niet betaald: btw terugvragen

De rode draad staat op de gids over btw-aangifte; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Het is al erg genoeg: een klant die na aanmaningen, beloftes en stiltes gewoon niet betaalt. Er zit alleen een dubbele pijn in die veel zzp’ers pas laat zien: je hebt de btw over die factuur al afgedragen in het kwartaal van factureren, terwijl je hem nooit ontving. Dat geld kun je terughalen, en de regeling is de laatste jaren verrassend soepel geworden. Dit is hoe.

Wanneer is een factuur “oninbaar”?

Op twee momenten. Zodra vaststaat dat er niet betaald gaat worden: de klant is failliet, de vordering is kwijtgescholden in een akkoord, of elke redelijke incassopoging is gestrand. Óf (en dit is het vangnet dat het simpel maakt) automatisch één jaar na de uiterste betaaldatum: is de factuur twaalf maanden na het verstrijken van de betalingstermijn nog niet (volledig) betaald, dan mág je hem voor de btw als oninbaar behandelen, punt. Je hoeft dus niet eindeloos te bewijzen hoe hard je hebt aangemaand; de kalender doet het werk. (Daarom loont een vastgelegde betalingstermijn in je voorwaarden dubbel: hij start ook deze klok.)

Zo vraag je de btw terug

Geen apart formulier, geen verzoekbrief: je verwerkt de teruggave gewoon in je eerstvolgende btw-aangifte na het moment van oninbaarheid, met het btw-bedrag van de oninbare factuur in mindering op je verschuldigde btw van dat tijdvak. Bij een factuur van € 2.420 incl. btw haal je zo € 420 terug. Zorg dat het dossier erachter klopt: de originele factuur, de aanmaningen, en bij faillissement het bericht van de curator. Gedeeltelijk betaald? Dan vraag je de btw over het onbetaalde deel terug. En let op het venster: wacht niet jaren; de teruggave hoort thuis in de aangifte over het tijdvak waarin de oninbaarheid ontstond, dus pak hem op zodra het jaar om is.

Als er later tóch betaald wordt

Het gebeurt: de afgeschreven klant maakt anderhalf jaar later alsnog over. Dan draait het mechanisme gewoon terug: over het alsnog ontvangen bedrag draag je de btw opnieuw af in de aangifte van dat moment. Geen boete, geen gedoe; het systeem is symmetrisch. Boek de ontvangst dus nooit stilletjes als “meevaller” zonder de btw-kant mee te nemen.

De andere kant van de medaille

Het spiegelbeeld bestaat ook, en dat vergeten inkopers massaal: heb jij een inkoopfactuur niet betaald en is die een jaar over de vervaldatum, dan moet jij de voorbelasting die je erover aftrok terugbetalen. Wie een conflict met een leverancier laat sudderen, krijgt dus vanzelf een btw-correctie aan de eigen kant. Nog een reden om slepende disputen op te lossen of netjes te crediteren.

En het gemiste geld zelf?

De btw-teruggave verzacht; de hoofdsom blijft verloren tenzij incasso alsnog slaagt. Fiscaal is er nog één pleister: de oninbare vordering is als kostenpost aftrekbaar voor je inkomstenbelasting, zodat je in elk geval geen belasting betaalt over omzet die nooit kwam. De echte les van elke oninbare factuur is preventief: aanbetalingen bij grote klussen, strakke termijnen, en niet doorleveren aan wie al te laat is. Dat verhaal staat in het facturencluster; dit artikel zorgt er alleen voor dat de Belastingdienst niet méévangt aan jouw pech.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw-aangifte doen en betalen