Uren en ritten tellen twee kanten op. Ze zijn de basis voor je urencriterium en voor de aftrek van je zakelijke kilometers, én ze zijn de basis voor wat je aan klanten factureert. Deze gids scheidt beide sporen.
Welke uren tellen fiscaal mee?
Het urencriterium van 1.225 uur opent de zelfstandigenaftrek en, voor starters, de startersaftrek. De regel is ruimer dan hij lijkt: niet alleen declarabele uren, ook acquisitie, administratie, cursussen, netwerkgesprekken, reistijd naar klanten, offertes maken, jaarwerk. Wie de teller alleen op factuur-uren zet, komt vaak tekort; wie álle zakelijk bestede uren telt, haalt hem regelmatig zonder erover na te denken. Registreer per week met een korte omschrijving; het gaat om aannemelijkheid, niet om perfecte precisie. Aanloopuren vóór je KVK-inschrijving tellen mee als je toen al aantoonbaar bezig was met opzetten (marktonderzoek, cursussen, inschrijfvoorbereiding).
Uren doorbelasten of intern
Van je totaal-uren is een deel doorbelast aan klanten en een deel intern. Interne uren zijn geen omzet maar wél zakelijk; ze tellen voor het urencriterium en niet voor je factuur. Wie ze onder de kop “onbetaald” wegzet, ziet zijn uurtarief scheef staan. Dus: hou beide bij, en gebruik interne uren als basis voor je uurtariefberekening. Elke € 60 declarabel wordt bij 30% interne uren effectief € 42.
De vergoeding per kilometer
Zakelijke ritten met een privéauto vergoed je met een vast bedrag per kilometer. In 2026 is dat € 0,23 per km, aftrekbaar in je IB en onbelast bij vergoeding aan personeel. Prinsjesdag 2026 stelde een verhoging naar € 0,25 voor met terugwerkende kracht tot 1-1-2026 én verruiming naar de aftrekbare reiskosten van ondernemers; nog geen wet, wel serieus voorstel. Zolang de wet niet definitief is, houd je € 0,23 aan met de aantekening dat een correctie mogelijk volgt.
Het bedrag dekt brandstof, onderhoud, verzekering, afschrijving, alles. Alternatief is zakelijk op de balans met bijtelling en volledige aftrek van werkelijke kosten; dat rekent bij intensief zakelijk gebruik meestal beter uit maar vergt aparte administratie en bijtelling.
Welke ritten tellen als zakelijk?
Niet elke rit is zakelijk. Woon-werkverkeer telt niet mee als zakelijk voor een ondernemer met een vaste werkplek buiten huis. Ritten van huis naar een klant, of van huis naar een tijdelijke werkplek, zijn wél zakelijk zolang het bezoek geen “vaste werkplek”-karakter heeft. De grens: als je een klant meer dan een jaar bezoekt op dezelfde locatie, kan het als “vaste werkplek” worden geherclassificeerd en vervalt de aftrek.
Voor de administratie voldoet een rittenregistratie met datum, afstand, doel/klant. Wie een auto op de balans heeft en beweert onder de 500 privékilometers per jaar te blijven, heeft een strak-gedocumenteerde rittenadministratie nodig; anders geldt de standaard-bijtelling van 22%.
Zonder auto
Reis je vaker met OV, fiets of taxi, dan zijn de kosten in principe volledig aftrekbaar op basis van de factuur of het vervoersbewijs. Een treinkaartje geldt als factuur voor de btw-aftrek en heeft 9% btw. Voor de fiets ligt het genuanceerder: aanschaf van een zakelijke fiets kan met KIA (bedrag boven € 450); anders vaste kilometervergoeding als privé-eigendom.
Bronnen
- Belastingdienst, Kilometervergoeding en reiskosten
- Belastingdienst, Bijtelling privégebruik auto 2026
- Rijksoverheid, Aanbiedingsbrief Belastingplan 2027