Factureren aan een buitenlandse zakelijke klant, hoe verleg ik de btw?

De rode draad staat op de gids over btw-aangifte; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Je eerste buitenlandse zakelijke klant is een mijlpaal, en meteen een factuurvraag: welk btw-tarief? Het antwoord voelt tegennatuurlijk maar is de hoofdregel: geen Nederlandse btw. Bij diensten aan een ondernemer in een ander land verleg je de btw naar de klant, die hem in zijn eigen land aangeeft. Dit artikel is de spiegel van het artikel over buitenlandse facturen die jij ontvangt; nu sta jij aan de verzendkant.

Wanneer verleg je?

De hoofdregel voor diensten tussen ondernemers (B2B): de dienst is belast in het land van je afnemer. Lever je advies, ontwerp, ontwikkeling, teksten of vergelijkbaar werk aan een bedrijf in Duitsland, België of waar dan ook in de EU, dan factureer je zonder btw en verlegt de klant. Er zijn uitzonderingen die aan een plek vastzitten (werk aan onroerend goed, evenementen ter plaatse; die volgen het land waar het gebeurt), maar voor de gemiddelde dienstverlenende zzp’er is verleggen de norm. Voorwaarde is wel dat je klant écht een ondernemer is: vraag zijn btw-id en controleer dat even via de Europese VIES-checker. Zonder geldig btw-id behandel je hem als particulier, en dan gelden andere regels (bij consumenten kom je richting OSS).

Wat er op de factuur moet

Drie dingen bovenop de gewone factuureisen: het btw-id van je klant, je eigen btw-id, en de vermelding “btw verlegd” (of “VAT reverse-charged”; de klant moet snappen dat híj moet aangeven). Je rekent 0 btw en zet ook geen tarief neer; het bedrag is gewoon je prijs. Dat is alles: de factuur is eerder simpeler dan moeilijker.

Zo landt het in je aangifte

De omzet verdwijnt niet uit beeld: EU-verleggingen geef je aan in rubriek 3b (leveringen/diensten naar EU-landen), omzet aan klanten búiten de EU in rubriek 3a. Er hoort geen btw-bedrag bij: het zijn meldrubrieken, zodat de Belastingdienst jouw opgave kan matchen met wat je klant in zijn land aangeeft. Bij rubriek 3b hoort bovendien een tweede verplichting die je niet mag missen: de opgaaf ICP, waarin je per klant meldt hoeveel je verlegde. Rubriek 3b en je ICP moeten op de cent aansluiten; dat is precies waar de geautomatiseerde controle op draait.

De drie klassieke fouten

Toch 21% rekenen omdat het veilig voelt: je klant kan die Nederlandse btw niet terugvragen en komt reclameren, of erger, betaalt en jij hebt ten onrechte afgedragen. Verleggen zonder btw-id-check: blijkt de “zakelijke” klant een particulier, dan had jij gewoon btw moeten rekenen en is de naheffing voor jou. Rubriek 3b vergeten of de ICP overslaan: de factuur was goed, maar de melding ontbreekt: administratief snel hersteld, wel precies het soort slordigheid dat brieven oplevert. Het patroon tegen alle drie is hetzelfde: btw-id vastleggen bij het aannemen van de klant, “btw verlegd” in je factuursjabloon voor buitenlandse klanten, en de rubriek-3b-plus-ICP-check als vast punt in je kwartaalafsluiting. Eén keer ingericht, daarna routine.

Bronnen

• Belastingdienst, Goederen en diensten naar andere EU-landen
• Belastingdienst, Opgaaf ICP
• Europese Commissie, VIES btw-nummer-check