Kan ik gewoon in Excel boekhouden?

De rode draad staat op de gids over kiezen; deze pagina zoomt in op één keuze.

Eerst het antwoord dat softwaremakers liever overslaan: ja, boekhouden in Excel mag gewoon. De wet eist een deugdelijke, zeven jaar bewaarde administratie, niet een boekhoudpakket. Voor een heel kleine of net gestarte eenmanszaak is een goed opgezette spreadsheet een prima begin, en wij zeggen dat terwijl we zelf software verkopen. Het eerlijke vervolg is alleen: Excel heeft een houdbaarheidsdatum, en die zit vroeger dan de meeste gebruikers denken.

Wanneer Excel volstaat

Bij lage aantallen en lage complexiteit: een handjevol facturen per maand, weinig bonnetjes, geen voorraad, en het overzichtelijkst van al: deelname aan de KOR, want zonder btw op je facturen vervalt het foutgevoeligste rekenwerk. Denk aan de starter naast een baan, de verhuurder van één dienst, de ondernemer in de aanloopfase. Zet dan drie tabbladen op: verkoopfacturen (nummer, datum, klant, bedrag ex, btw, betaald ja/nee), kosten (datum, leverancier, bedrag, btw, categorie) en een kwartaaloverzicht dat de btw optelt. Bewaar de bonnen zelf digitaal op één plek naast het bestand.

Start niet met een leeg vel

Wij hebben de spreadsheets die je nodig hebt al gebouwd, gratis en zonder account, want ze horen bij dit hulpcentrum: het factuursjabloon in Excel met werkende btw-formules en het gelabelde voorbeeld als pdf, de urenregistratie-template met automatische teller richting het urencriterium, en de kilometerregistratie. Daarmee staat het foutgevoeligste deel (formules, verplichte velden) alvast goed.

Waar het knelt: de vier klassiekers

Rekenfouten die niemand ziet: één verkeerd doorgetrokken formule en je btw-aangifte klopt een kwartaal lang net niet. De nummering: Excel bewaakt niets, dus dubbele of ontbrekende factuurnummers ontstaan hier het vaakst. Geen signalen: geen herinnering aan de aangifte-deadline, geen seintje bij een onbetaalde factuur, geen KOR-grens die nadert; je moet alles zelf onthouden. En het jaareinde: voor de aangifte inkomstenbelasting moet je winst kloppen, en dan blijkt of elk bonnetje en elke factuur er echt in zat. Excel doet precies wat je invoert, inclusief wat je vergat.

De kantelpunten

Drie signalen dat de spreadsheet zijn werk gedaan heeft: je wordt btw-plichtig of verlaat de KOR (vanaf dan is elk kwartaal rekenwerk mét afdrachtrisico), het aantal bonnen en transacties groeit voorbij wat je in een verloren kwartier bijwerkt, of je merkt dat je betaalstatus en cashflow niet meer scherp hebt. Wie op zo’n punt doorgaat in Excel, betaalt het verschil in avonduren en foutrisico; de rekensom van alle routes laat zien dat dat zelden de goedkope keuze is die hij lijkt.

En als je overstapt

Het mooie van een nette Excel-administratie: hij neemt drempelloos afscheid. Je klantgegevens, openstaande facturen en laatste factuurnummer zet je zo over, en het bestand zelf bewaar je gewoon zeven jaar als onderdeel van je administratie; de overstap-gids loopt er stap voor stap doorheen. Excel is dus nooit een verkeerde start. Het wordt pas een verkeerde keuze als je de kantelpunten voorbij bent en blijft.

Bronnen

• Belastingdienst, Administratie bewaren
• Ondernemersplein / KVK, Administratie bijhouden en bewaren