De klant heeft te veel of dubbel betaald, wat doe ik?

De rode draad staat op de gids over dagelijkse boekhoudvragen; deze pagina zoomt in op één situatie.

Twee keer € 850 binnen voor dezelfde factuur, of € 1.000 waar € 100 bedoeld was: klanten met haast, automatische betalingen die dubbel vuren, een tikfout in het bedrag. Prettig probleem, maar wél een probleem: dat teveel is niet jouw geld, en je administratie moet dat laten zien tot het is opgelost.

Eerst: wat het teveel níet is

Geen omzet (er staat geen prestatie tegenover), dus ook geen btw erover, en al helemaal geen stille meevaller. Boekhoudkundig is het teveel een schuld aan je klant: jij hebt geld van hem dat terug moet. Laat je het als omzet meelopen, dan klopt je btw-aangifte niet en heb je bij de terugbetaling een puzzel; laat je het zomaar “zweven”, dan is het over drie maanden een betaling die nergens bij hoort.

De nette route: melden en terugstorten

Drie stappen, tien minuten. Melden: mail de klant dezelfde week (“je hebt dubbel betaald, ik maak € 850 terug over”), want niets ondermijnt vertrouwen meer dan een klant die het zélf ontdekt. Terugstorten: naar dezelfde rekening waar het vandaan kwam (nooit naar een “ander rekeningnummer” op verzoek; dat is een bekend fraudepatroon). Boeken: de eerste ontvangst koppel je gewoon aan de factuur; de dubbele ontvangst en jouw terugbetaling boek je tegen elkaar weg (in de meeste pakketten: beide op “terug te betalen bedragen” of direct aan elkaar gekoppeld), zodat er per saldo niets van in omzet of kosten belandt.

Het alternatief: verrekenen met de volgende factuur

Bij vaste klanten mag het ook praktisch: het teveel laten staan en in mindering brengen op de volgende factuur. Prima, mits vastgelegd: bevestig het schriftelijk (“je € 850 staat als tegoed en wordt verrekend met de volgende factuur”) en zet op die volgende factuur het tegoed zichtbaar in mindering. De valkuil is het informele hoofd-tegoed dat niemand meer precies weet na een paar maanden; het papier van twee zinnen voorkomt die discussie volledig. Let op: de omzet en btw van de volgende factuur blijven gewoon het volle bedrag; het tegoed verrekent alleen de betáling, niet de prestatie.

Als het jouw kant op gebeurt

Spiegelbeeld: betaal jíj een leverancier dubbel, dan heb jij een vordering: meld het, vraag terugstorting, en boek de retour tegen je dubbele betaling weg. Zelfde principes, andere richting. In beide richtingen geldt de kern van dit scenario: geld dat niet verdiend is, hoort niet in je cijfers, hoe kort het er ook logeert.

Bronnen

• Belastingdienst, Administratieve verplichtingen
• Belastingdienst, Factuureisen