Overstappen van je oude boekhoudpakket, wat gaat er mee?

De rode draad staat op de gids over starten; deze pagina zoomt in op één stap.

Overstappen van boekhoudpakket is minder werk dan het voelt, als je het op het juiste moment doet en éérst exporteert, dan pas opzegt. De twee fouten die overstappers maken zijn namelijk altijd dezelfde: midden in een btw-tijdvak wisselen, en het oude abonnement opzeggen terwijl zeven jaar administratie er nog in zit.

Wat is het beste moment?

Een tijdvakgrens. De jaarwissel is het netst (nieuw jaar, nieuw pakket, schone boekjaren), maar een kwartaalwissel werkt ook prima: je sluit je btw-kwartaal af in het oude pakket en begint het nieuwe kwartaal vers. Wat je niet wilt is wisselen halverwege een tijdvak, want dan moet je één btw-aangifte uit twee systemen bij elkaar rapen. Loopt je kwartaal nog even? Bereid de overstap vast voor en zet de knop om op dag één van het nieuwe tijdvak.

Wat neem je mee?

Minder dan je denkt. Concreet: je klantgegevens, je openstaande facturen (wat nog betaald moet worden, zet je als openstaand in het nieuwe pakket), je laatste factuurnummer (want je nummering moet doorlopen, dus het nieuwe pakket begint bij het eerstvolgende nummer, niet opnieuw bij 001) en je factuursjabloon-gegevens (IBAN, btw-id, KVK-nummer, betaaltermijn). Je bankkoppeling zet je opnieuw op; bij BTW Vriend importeer je je afschriften als CSV of MT940, dus check even of je bank die export biedt.

Wat hoeft níet mee?

Je volledige historie. Oude, afgeronde jaren hoef je niet transactie voor transactie over te zetten in het nieuwe pakket; dat is veel werk zonder nut. Wat je wél nodig hebt is toegang tot die historie, en dat regel je met exports (volgende kop). Wie halverwege het jaar overstapt, neemt de cijfers van het lopende jaar op totaalniveau mee, zodat de jaarcijfers straks compleet zijn voor de aangifte inkomstenbelasting.

De bewaarplicht: exporteer vóór je opzegt

Dit is de stap die je nooit mag overslaan. Je administratie moet zeven jaar bewaard blijven, ook de jaren die in je oude pakket staan. Exporteer daarom vóór je opzegt: al je verkoopfacturen (als PDF), je transacties en journaals (als CSV) en je jaaroverzichten, en zet die exports op een plek met een back-up. Sommige pakketten bieden na opzegging nog alleen-lezen-toegang; fijn als het er is, maar reken er niet op. De exports zijn jouw zekerheid. Pas als alles veilig staat, zeg je op.

De eerste aangifte extra nalopen

Je eerste btw-kwartaal in het nieuwe pakket is je controlemoment: loop de aangifte één keer extra na tegen je eigen verwachting. Klopt de omzet met wat je factureerde, staat de voorbelasting erin, loopt de nummering door? Zo lees je dat kwartaaloverzicht. Is die eerste aangifte schoon, dan is de overstap echt af, en draait alles daarna zoals je je administratie ooit hebt opgezet: op ritme, zonder omkijken.

Bronnen

• Ondernemersplein KVK, Zakelijke administratie bijhouden en bewaren