Een paar cent te veel of te weinig ontvangen, wat nu?

De rode draad staat op de gids over dagelijkse boekhoudvragen; deze pagina zoomt in op één situatie.

De factuur was € 847,50 en er komt € 847,00 binnen. Of € 848. Een paar centen of dubbeltjes verschil, door afronding, een typefout van de klant, of een buitenlandse overboeking waar kosten af gingen. Te klein om achteraan te gaan, maar je administratie wil de factuur wél dicht hebben. Daarvoor bestaat de simpelste boeking van dit hele cluster: het betalingsverschil.

De boeking: verschil erkennen, factuur sluiten

Koppel de ontvangst aan de factuur en boek het restje als betalingsverschil: bij te weinig een minicost (een paar cent last), bij te veel een minibate. De factuur staat daarmee als voldaan, je omzet en btw blijven gewoon op het factuurbedrag staan (dáár was de prestatie voor), en het verschil is een afrondingskruimel in de kosten- of batensfeer. De meeste pakketten hebben hier een standaardknop voor (“verschil afboeken”) mét een drempel: precies goed. Wat je níet doet: een creditfactuur van € 0,50 maken, de klant om twee dubbeltjes mailen, of de factuur eeuwig op “deels betaald” laten staan omdat er formeel iets openstaat.

Waar de grens ligt: cent-werk vs echt verschil

De betalingsverschil-route is voor kruimels; als vuistregel: bedragen waar je een klant nooit over zou bellen (zeg tot een paar euro). Daarboven verandert het karakter en heeft het verschil een échte oorzaak die een échte route verdient: een klant die structureel € 25 minder overmaakt “vanwege een puntje” is een deelbetaling met een dispuut, een buitenlandse betaling waar € 12 transactiekosten af gingen boek je gesplitst (kosten zijn kosten, net als bij de betaalprovider), en een klant die per ongeluk € 100 te veel stortte betaal je gewoon terug. Het verschil tussen die gevallen en de afrondingskruimel: bij de kruimel is uitzoeken duurder dan het bedrag; daarboven is níet uitzoeken duurder.

Waarom je dit niet ophoopt

Eén verschilletje is niets; een administratie vol half-openstaande facturen en zwevende centen is ruis die echte signalen maskeert: tussen twintig kruimel-verschillen zie je die éne factuur die écht deels onbetaald bleef niet meer staan. Vandaar het ritme: verschilletjes direct afboeken bij het koppelen van de betaling, zodat je openstaande-postenlijst alleen dingen toont die aandacht verdienen. Een debiteurenlijst hoort leesbaar te zijn als takenlijst, en centen zijn geen taken.

Bronnen

• Belastingdienst, Administratieve verplichtingen
• Belastingdienst, Factuureisen