Kassabon of factuur, wanneer heb je welke nodig?

De rode draad staat op de gids over bonnen bewaren; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Eén getal beantwoordt deze vraag vrijwel volledig: € 100, inclusief btw. Onder die grens is de gewone kassabon genoeg om je btw terug te vragen; erboven heb je een echte factuur nodig, mét jouw gegevens erop. Wie dat ene getal onthoudt en er één gewoonte aan koppelt, verliest nooit meer aftrek aan de kassa.

Onder de € 100: de kassabon doet het werk

De wet kent voor kleine bedragen de vereenvoudigde factuur. In de praktijk: de kassabon, mits hij de basisgegevens draagt (datum, leverancier, wat er gekocht is, het btw-bedrag of de gegevens om het te berekenen). Je hoeft dus bij de bouwmarkt niet voor € 40 aan schroeven om een factuur te vragen; fotograferen en door. Dit dekt het gros van de dagelijkse zakelijke aankopen: tanken, kantoorspullen, klein gereedschap, de afhaallunch voor op locatie.

Vanaf € 100: factuur op naam, of je btw verdampt

Boven de grens eist de wet een volledige factuur, en het verschil dat er in de praktijk toe doet: jouw naam (of bedrijfsnaam) en adres moeten erop staan. De anonieme kassabon van € 450 voor een beeldscherm is voor de btw-aftrek waardeloos: bij een controle sneuvelt die € 78 btw als eerste, hoe zakelijk de aankoop ook was. Dit is precies waar het misgaat: grote aankopen gebeuren juist vaak in winkels en webshops die standaard een kassabon of anoniem orderbevestiginkje geven. De kostenaftrek voor de inkomstenbelasting overleeft zo’n bon meestal wel (zakelijkheid is aannemelijk te maken), maar de btw-kant is formeler. De logica achter dat verschil kwam al voorbij bij de kwijte bon.

De gewoonte die dit oplost

Eén zin, op het juiste moment: “Mag ik een factuur op bedrijfsnaam?” Fysieke winkels regelen het bij de kassa of servicebalie (bouwmarkten hebben er zelfs zakelijke passen en aparte kassa’s voor); webshops hebben een bedrijfsgegevens-veld in de checkout of een factuuroptie in je account: vul daar één keer je gegevens in en elke volgende bestelling is automatisch goed. Twijfel je bij de kassa of iets boven of onder de grens uitkomt: vraag hem gewoon. Een factuur onder de € 100 is nooit fout; een kassabon boven de € 100 wel.

De randgevallen

Meerdere bonnen van dezelfde dag die samen boven de € 100 komen: dat zijn losse aankopen, elk onder de grens, prima. Eén aankoop kunstmatig opknippen om onder de grens te blijven: niet doen, dat is dezelfde verkeerde voorstelling als bij de € 450-investeringsgrens. Horeca: daar is de bon-vraag irrelevant voor de btw, want horeca-btw is sowieso niet aftrekbaar, en je bewaart de bon voor de kostenaftrek in de IB. Tanken: blijft onder de vereenvoudigde regeling vallen, dus de pompbon volstaat, al is een zakelijke tankpas met maandfactuur voor veelrijders administratief comfortabeler. De rode draad door alles: de bon regel je op het moment van kopen, en de € 100-grens vertelt je wélke bon dat moet zijn.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen (vereenvoudigde factuur tot € 100, volledige factuur daarboven)
• Belastingdienst, Btw aftrekken (voorbelasting op inkopen)