Urenregistratie-template (Excel en Sheets)

Waarom moet je je uren bijhouden?

Voor de ondernemersaftrek: haal je in het kalenderjaar minstens 1.225 uur voor je bedrijf, dan pak je in 2026 de zelfstandigenaftrek van € 1.200 en als starter (max drie van je eerste vijf jaar) de startersaftrek van € 2.123 erbovenop. Samen zo'n € 3.323 minder winst waarover je belasting betaalt. Zo past dat in je start-checklist. Zonder urenregistratie sta je bij vragen van de Belastingdienst met lege handen; met een simpel bijhoud-systeem heb je het bewijs binnen tien minuten paraat.

Welke uren tellen mee?

Alle uren die je voor je onderneming maakt: klantwerk, acquisitie, administratie, offertes, netwerken, opleiding, reistijd naar klanten. Ook uren waar je geen factuur voor stuurt tellen mee; juist die worden vaak vergeten. Wat níet meetelt: privé-uitjes, klussen die je gratis voor familie doet zonder zakelijk oogpunt. De vier categorieën in de template dekken 95% van je uren; twijfelgeval? Boek 'm bij "acquisitie" of "administratie" en leg de reden vast in de omschrijving.

Wat na je startjaren?

Het urencriterium blijft: geen 1.225 uur, geen zelfstandigenaftrek. Ook loopt je startersaftrek op enig moment af, dus die € 1.200 zelfstandigenaftrek wordt de fiscale bodem waar dit sjabloon voor blijft rekenen. De jaarteller in de sheet ververst zich elk jaar door een nieuwe kopie te maken (of het jaartal in de kop aan te passen).

Werkt dit ook in Google Sheets?

Ja. Open Sheets → Bestand → Openen → Uploaden. De SUMIF-formules en de percentage-formule voor de voortgang werken één-op-één in Sheets. In Numbers (Apple) werkt het meestal ook, maar controleer even of de percentage-cel als getal wordt weergegeven en niet als tekst.

Hoe vaak moet ik dit bijhouden?

Wekelijks vijftien minuten is genoeg: zet 'm in je agenda. Wie wacht tot de aangifte-inkomstenbelasting in maart, herinnert zich augustus niet meer. Wie het elke week even doet, heeft in januari geen enkele reconstructie nodig.