Bon op eigen naam of bedrijfsnaam, maakt het uit?

De rode draad staat op de gids over bonnen bewaren; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Drie varianten komen elke week voorbij: de bon zonder naam, de factuur op je privénaam, en de factuur op je bedrijfsnaam. Maakt het uit? Korter dan je verwacht: voor een eenmanszaak meestal niet, behalve boven de € 100, en dan is elke van jouw namen goed. De uitleg, plus de aanpalende vraag die er vaak achter zit: mag ik zakelijke dingen met mijn privépas betalen?

De hoofdregel per bedrag

Onder de € 100 is de vereenvoudigde factuur genoeg en hoeft er helemaal geen afnemer op de bon: de anonieme kassabon is prima, dus de naamvraag speelt niet eens. Daarboven moet de factuur op naam van de afnemer, en nu komt het prettige juridische feit: jouw eenmanszaak en jij zijn dezelfde (rechts)persoon. “M. Jansen”, “Jansen Fotografie” of “M. Jansen h/o Jansen Fotografie”: het is allemaal dezelfde afnemer, en een factuur op je privénaam is dus geen ongeldig document. De bedrijfsnaam is nétter (het maakt de zakelijkheid op het eerste gezicht zichtbaar en scheelt uitlegwerk bij vragen), maar een privénaam maakt de aftrek niet kapot zolang de aankoop aantoonbaar zakelijk is. Waar het wél misgaat: een factuur op de naam van je partner, een vriend of een ander bedrijf. Dat is een andere afnemer, en dan is de btw-aftrek formeel niet van jou.

Betalen met je privépas: mag, met één discipline

Het betaalmiddel bepaalt het aftrekrecht niet: een zakelijke aankoop blijft zakelijk, ook als hij per ongeluk (of bewust) van je privérekening ging. Je boekt hem dan in als privéstorting: jij hebt privégeld in de zaak gestoken. Andersom geldt hetzelfde: een privéaankoop met de zakelijke pas is een privéopname, geen kostenpost. Fiscaal is dat allemaal toegestaan; praktisch is het de snelste route naar een rommelige administratie. De discipline die het werkbaar houdt: privébetaalde zakelijke bonnen direct markeren bij het fotograferen, zodat ze niet tussen wal en schip vallen. De klassieke gemiste aftrek is juist de zakelijke aankoop die privé betaald werd en daardoor nooit werd ingeboekt. Structureel: een aparte zakelijke rekening maakt dit hele hoofdstuk klein, omdat de uitzondering dan zeldzaam wordt in plaats van wekelijks.

Accounts en abonnementen: zet het één keer goed

De plek waar tenaamstelling sluipend misgaat, zijn de doorlopende diensten: de softwarelicentie die nog op je privé-mailadres staat, het telefoonabonnement van vóór je start, de webshop-accounts zonder bedrijfsgegevens. Elke factuur die daaruit rolt, staat “verkeerd”: niet fataal, wel elke maand een beetje uitlegbaarder werk. Loop ze één keer langs (het lijstje uit telefoon en internet is een goed startpunt), zet je bedrijfsnaam en -gegevens in de accountinstellingen, en elke toekomstige factuur is vanzelf op orde. Tien minuten werk, jaren rust, en dat is de samenvatting van de hele naamvraag: niet spannend, wél iets om één keer bewust te regelen in plaats van er elke bon opnieuw over na te denken.

Bronnen

• Belastingdienst, Factuureisen (vereenvoudigde factuur tot € 100, afnemer boven € 100)