Factuur vergeten in een vorig kwartaal: wat nu?

De rode draad staat op de gids over btw-aangifte; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Je werkt je administratie bij en daar is hij: een verkoopfactuur van twee maanden geleden die nooit in de btw-aangifte van dat kwartaal terechtkwam. Of andersom: een flinke inkoopfactuur waarvan je de voorbelasting bent vergeten terug te vragen. Eerste geruststelling: dit is een van de meest voorkomende administratiefouten, de Belastingdienst heeft er een vaste route voor, en in de meeste gevallen is die route verrassend soepel. De enige echte fout die je nú kunt maken is hem wegmoffelen.

Stap 1: bepaal de omvang van het verschil

Tel op wat er per saldo mis is over de al ingediende aangiftes: te weinig aangegeven btw over vergeten omzet, min te veel gemiste voorbelasting. Eén vergeten factuur van € 1.500 + 21% betekent € 315 te weinig afgedragen; stond daar een vergeten inkoopfactuur met € 100 voorbelasting tegenover, dan is het saldoverschil € 215. Dat saldo bepaalt de route, en de magische grens ligt bij € 1.000.

Onder de € 1.000: meenemen in je volgende aangifte

Is het saldo (te betalen óf terug te krijgen) minder dan € 1.000, dan mag je het gewoon verwerken in je eerstvolgende reguliere aangifte: de vergeten omzet erbij in rubriek 1a, de vergeten voorbelasting erbij in 5b. Geen apart formulier, geen aparte melding: de fout lost op in het lopende ritme. Dit is de route voor de overgrote meerderheid van vergeten facturen. Zet er wel een aantekening bij in je eigen administratie (“factuur 2026-034 verwerkt in Q3 i.p.v. Q2”), zodat jij over een jaar nog snapt waarom de kwartalen net verschoven zijn.

Vanaf € 1.000: suppletie indienen

Is het saldoverschil € 1.000 of meer, dan is een suppletie verplicht: een aparte correctie-aangifte over het oude tijdvak, via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je bent hem verplicht zodra je de fout constateert, niet pas “een keer als het uitkomt”. Over het bij te betalen bedrag kan belastingrente lopen, maar wie zelf en vlot meldt, voorkomt daarmee doorgaans een vergrijpboete: vrijwillig verbeteren wordt wezenlijk anders behandeld dan gevonden worden. Hoe de suppletie precies werkt (inclusief wat er daarna gebeurt) staat in het suppletie-artikel.

De verleiding die je moet weerstaan

“Ik schuif hem gewoon stilletjes door en niemand die het ziet”: voor bedragen onder de € 1.000 is dat letterlijk de toegestane route, dus doe dat vooral. Bij grote bedragen is diezelfde beweging echter het verschil tussen een nette correctie en het achterhouden van btw. Jouw klant boekt die factuur wél in het juiste kwartaal, jaarcijfers moeten aansluiten op aangiftes, en verschillen daartussen zijn precies waar geautomatiseerde controles op draaien. De soepele regeling bestaat júist omdat eerlijk corrigeren beloond wordt; gebruik hem.

Voorkom de volgende

Vergeten facturen ontstaan bijna altijd op dezelfde plek: het gat tussen “factuur gestuurd” en “administratie bijgewerkt”. Dicht dat gat met twee gewoontes: werk vanuit je bankafschrift (elke binnengekomen betaling moet aan een factuur hangen; wat overblijft is een signaal) en loop vóór elke aangifte de kwartaalchecklist door, waarvan stap één precies dit is: kloppen factuurnummers en betalingen met elkaar? Dan is de vergeten factuur voortaan iets wat je vóór de aangifte vindt in plaats van erna.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw-aangifte corrigeren
• Belastingdienst, Toelichting bij de Suppletie btw (pdf)