Klant betaalt niet? Van aanmaning tot incasso, stap voor stap

De rode draad staat op de gids over facturen en offertes; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Twee herinneringen en een telefoontje verder, en het geld is er nog steeds niet: dan is het geen vergeten meer en wissel je van modus. Het goede nieuws: de wet staat aan de kant van de schuldeiser, en de meeste zaken lossen op vóór er ooit een incassobureau aan te pas komt. Dit is het pad, stap voor stap.

Stap 1: de aanmaning, je laatste eigen brief

Na het gewone herinnerritme volgt de aanmaning: één zakelijke brief of mail met het openstaande bedrag, een laatste concrete betaaldatum (een dag of veertien verder) en de aankondiging dat je daarna rente en incassokosten in rekening brengt. Feitelijk van toon, zonder dreigen; de inhoud ís al duidelijk genoeg. Bij een particuliere klant is dit meteen de wettelijk verplichte veertiendagenbrief: die moet exact veertien dagen geven vanaf ontvangst én het bedrag aan incassokosten noemen dat volgt bij uitblijven van betaling.

Waar heb je recht op: rente en incassokosten

Bij zakelijke klanten loopt de wettelijke handelsrente automatisch vanaf de dag na de vervaldatum: 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026 (het percentage wordt elk halfjaar opnieuw vastgesteld). Daarnaast mag je incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een minimum van € 40; over een factuur van € 1.500 dus € 225. Bij particulieren geldt de gewone wettelijke rente (4% sinds 1 januari 2026) en mogen de incassokosten pas ná de veertiendagenbrief. Je hoeft deze bedragen niet af te dwingen om ze te mogen noemen: alleen al het correct aankondigen ervan brengt veel betalingen alsnog op gang.

Stap 2: uitbesteden of doorpakken

Blijft betaling uit, dan kies je. Een incassobureau neemt het traject over, vaak op no-cure-no-pay-basis waarbij de kosten (deels) op je klant verhaald worden. Of je stapt zelf naar de kantonrechter: voor vorderingen tot € 25.000 heb je geen advocaat nodig, al komen er wel griffierecht en tijd bij kijken. Weeg drie dingen: het bedrag, de kans dat er echt iets te halen valt, en of je de klantrelatie nog wilt redden; bij een klant die je wilt houden, is een betalingsregeling vaak meer waard dan je gelijk.

De btw terughalen die je al afdroeg

Dit vergeten veel zzp’ers: over die onbetaalde factuur heb je de btw wél al aan de Belastingdienst afgedragen. Staat vast dat er niet (volledig) betaald wordt, dan vraag je die btw terug via je gewone btw-aangifte. En er is een automatische grens: een jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum geldt de vordering voor de btw sowieso als oninbaar en mag je de btw terugvragen. Zet die datum dus in je agenda zodra een factuur écht problematisch wordt; het is het enige lichtpunt aan een wanbetaler. Betaalt de klant later alsnog, dan draag je de btw gewoon weer af.

Voorkomen bij de volgende klant

Elke wanbetaler is ook een les voor je werkwijze. Vraag bij nieuwe of grote opdrachten een aanbetaling of factureer in termijnen, zodat je nooit maanden werk voorschiet. Leg je betalingstermijn en voorwaarden vast vóór je begint. En check bij een grote nieuwe zakelijke klant even het Handelsregister en wat er online over betaalgedrag te vinden is; vijf minuten die je een kwartaal ellende kunnen besparen.

Bronnen

• Rijksoverheid, Hoogte van de wettelijke rente
• Rijksoverheid, Hoeveel betaal ik voor incassokosten?
• Belastingdienst, Btw-teruggaaf door oninbare vorderingen