Uren doorbelasten aan een klant vs uren voor jezelf

De rode draad staat op de gids over uren en ritten; deze pagina zoomt in op één onderdeel.

Elke zzp’er werkt met twee soorten uren: uren die je aan een klant factureert (declarabel) en uren voor je eigen bedrijf: acquisitie, administratie, leren, bouwen. Wie die twee door elkaar haalt, rekent zichzelf rijk bij het tarief én arm bij de belasting. Het onderscheid is gelukkig simpel, als je weet waarvoor je welke telling gebruikt.

Twee tellingen, twee doelen

Voor het urencriterium telt álles: declarabel en intern samen moeten naar de 1.225 uur, en welke uren daarbij horen las je hiervoor. Voor je inkomen telt alleen wat je factureert: interne uren zijn noodzakelijk, maar niemand betaalt ervoor. Die dubbele boekhouding is geen bureaucratie: het is precies waarom je beide bijhoudt in dezelfde urenregistratie met een kolom “soort”: één administratie, twee inzichten.

Wat is een gezonde verhouding?

Fulltime zzp’ers factureren realistisch 50 tot 70 procent van hun werktijd; de rest gaat op aan het bedrijf zelf. Starters zitten vaak onder de 50 procent (veel acquisitie, alles nog bouwen) en dat is normaal. Het wordt pas een signaal als het na een jaar of twee niet opschuift. Reken het effect één keer door: wie 40 uur per week werkt maar 60 procent declarabel is, verkoopt geen 2.080 maar zo’n 1.100 uur per jaar, en dáár moet je tarief op gebouwd zijn. De uurtariefcalculator rekent standaard met precies zo’n verhouding, en laat zien wat er met je ondergrens gebeurt als je het percentage aanpast.

Interne uren zijn geen verloren uren

De valkuil is interne tijd als “niet werken” zien en haar wegdrukken. Onterecht: acquisitie ís je omzet van volgend kwartaal, administratie voorkomt boetes en gemiste teruggaves, en leren houdt je tarief stijgend. De vraag is niet hoe je interne uren naar nul krijgt, maar of elke interne uursoort iets oplevert: acquisitie die nooit klanten wordt en administratie die uitloopt omdat het systeem niet deugt, zijn de twee plekken waar echt tijd lekt, en allebei zijn ze te fixen.

Uren doorbelasten: afspraak vóór alles

Belast je uren door aan een klant, houd het dan zuiver. Je factureert wat je afsprak: een vast aantal, nacalculatie met urenspecificatie, of een projectprijs. Stuur bij nacalculatie de urenspecificatie gewoon mee; het voorkomt de discussie in plaats van hem op te roepen. Reistijd? Die kún je doorbelasten als je dat vooraf afspreekt (vaak tegen een lager tarief); spreek je niets af, dan is het interne tijd. Alles wat je hierover vastlegt, hoort in je offerte, niet in een appje achteraf.

De maandelijkse minuut die dit oplevert

Kijk één keer per maand naar twee getallen uit je registratie: je declarabele percentage en je totaal richting 1.225. Het eerste vertelt of je bedrijf gezond verkoopt, het tweede of je belastingvoordeel veilig is. Twee getallen, één minuut, en je stuurt op feiten in plaats van gevoel.

Bronnen

• KVK, Belastingtarieven 2026 (urencriterium 1.225 uur)