Offerte-voorbeeld voor zzp'ers

De rode draad staat op de gids over tools en templates; deze pagina is een hulpmiddel voor één taak.

Een goede offerte heeft een vaste anatomie: wie, wat, wanneer, hoeveel, en de twee zinnen die je beschermen. Hieronder staat het complete voorbeeld: kopieer het, vervang de blokhaken, klaar. Bekijk het ook als pdf, of gebruik het als sjabloon voor je eigen huisstijl. Onder de tekst leggen we per onderdeel uit waarom het erin staat, zodat je weet wat je wél en niet kunt weglaten.

OFFERTE [Jouw bedrijfsnaam] · [adres] · [postcode en plaats] KVK [nummer] · btw-id [nummer] · [e-mail] · [telefoon] Aan: [naam klant / bedrijfsnaam] · [adres] Offertenummer: [2026-OFF-014] · Datum: [datum] Geldig tot: [datum + 30 dagen] Betreft: [korte titel van de opdracht] Beste [naam], Bedankt voor je aanvraag. Graag doe ik je het volgende voorstel. Omschrijving van de werkzaamheden [Concreet wat je gaat leveren, dus wat er wél in zit, in 3-6 regels of bullets. Benoem ook expliciet wat er níet in zit als daar verwarring over kan ontstaan: "revisierondes: 2 inbegrepen; extra rondes tegen uurtarief".] Planning Start: [datum of "binnen X weken na akkoord"] · Oplevering: [datum of termijn] Prijs [Omschrijving] · € [bedrag] [Eventueel tweede regel] · € [bedrag] Subtotaal · € [bedrag] excl. btw Btw 21% · € [bedrag] Totaal · € [bedrag] incl. btw Betaling: [bijv. "50% bij akkoord, 50% bij oplevering"] · Betalingstermijn: [14] dagen na factuurdatum. Op deze offerte en alle werkzaamheden zijn onze algemene voorwaarden van toepassing (bijgevoegd). Voor akkoord kun je deze offerte ondertekend retourneren of per e-mail bevestigen. Met vriendelijke groet, [Naam] · [handtekening] Voor akkoord: naam: __________ datum: __________ handtekening: __________

Waarom elk blok erin staat

Je bedrijfsgegevens maken het document formeel en herbruikbaar richting de factuur. Het offertenummer geeft je een eigen reeks (los van je factuurnummering) om naar te verwijzen: "conform offerte 2026-OFF-014" op de factuur sluit de cirkel. "Geldig tot" is beschermzin één: zonder vervaldatum leeft je aanbod te lang. De omschrijving mét wat-er-niet-in-zit is je meerwerk-verzekering: elke wens buiten dit blok is een nieuw voorstel. De betaalregeling met aanbetaling filtert wanbetalers vóór je begint (waarom dat werkt). Verder is de voorwaarden-zin plus bijlage beschermzin twee: voorwaarden gelden alleen als je ze meelevert, dus de pdf gaat áltijd mee in dezelfde mail.

Zo gebruik je hem

Zet het voorbeeld één keer om naar je eigen huisstijl en bewaar hem als sjabloon; per klus vul je alleen omschrijving, planning en prijs. Verstuur als pdf (geen bewerkbaar document), en boek het akkoord-moment in je administratie: vanaf dat moment is dit een overeenkomst en de bron van je factuur. Tien minuten inrichten, elke offerte daarna in vijf.

Wat is een gebruikelijke geldigheidstermijn?

Dertig dagen na dagtekening is gangbaar. Wettelijk moet je niets (er is bewust geen wettelijk minimum of maximum), maar zonder termijn valt je aanbod terug op een "redelijke termijn" en over wat redelijk is, wil je geen discussie voeren. Bij snel wisselende inkoopprijzen (bouw, catering): korter, zeven of veertien dagen. Bij langlopende beslistrajecten (overheid, grote bedrijven): drie maanden.

Moet ik zowel exclusief als inclusief btw noemen?

Zakelijke klant: excl. is voldoende, incl. mag erbij. Particuliere klant: incl. is verplicht (Prijzenwet: consumenten moeten de eindprijs zien). Zet in twijfelgevallen altijd allebei; dat voorkomt discussie én maakt de vergelijking met concurrenten eerlijker.

Wat als de klant om een offerte in Word vraagt?

Verstuur pdf, en desnoods een tweede Word-bestand voor hun archief. Word wordt bewerkt (bedoeld of onbedoeld); pdf is bewijs. Bij grote klanten met een offerte-portaal upload je de pdf daar; dat portaal is dan het bewijs van akkoord.