Kilometerregistratie-template voor zzp'ers
Marc Timmer, financieel specialist bij BTW Vriend
Bijgewerkt ·Gecontroleerd op
Jaarlijks te controleren
De rode draad staat op de gids over tools en templates; deze pagina is een hulpmiddel voor één taak.
Rijd je met je privéauto voor je bedrijf, dan mag je € 0,23 per zakelijke kilometer als kosten aftrekken, onbelast. Dat vraagt één ding: een sluitende kilometeradministratie. Dit sjabloon houdt zichzelf bij: per rit vul je zes velden in, de vergoeding rekent zich uit, en onderaan de tabel staan je jaartotalen. Download 'm hierboven en zet 'm ergens waar je 'm elke rit binnen dertig seconden opent.
Wat zit er in?
- Kolommen: datum · van · naar · km · zakelijk of privé · doel · vergoeding.
- Vergoeding wordt automatisch berekend: km × € 0,23 per zakelijke rit.
- Totalen 2026: kilometers zakelijk, kilometers privé en totale onbelaste vergoeding.
- Werkt in Excel en Google Sheets; formules invullen doen ze zelf.
Het tarief van € 0,23 per zakelijke kilometer geldt in 2026 als onbelaste vergoeding en aftrekpost. Bron: Belastingdienst.
Kilometerregistratie 2026
.xlsx met kolommen, formules en totalen.
Wat is het bedrag per kilometer in 2026?
€ 0,23 per zakelijke kilometer, onbelast en aftrekbaar. Dit geldt voor eigen vervoer (auto, motor, fiets) én voor openbaar vervoer als je een km-vergoeding rekent in plaats van werkelijke kosten. Rijd je zakelijk met je auto van de zaak, dan geldt een andere regeling. Bron: Belastingdienst, kilometervergoeding 2026.
Vooruitkijkend, nog geen wet: het Belastingplan 2027 (Prinsjesdag 15 september 2026, samenvatting op /actueel/) stelt voor het bedrag te verhogen naar € 0,25 met terugwerkende kracht tot 1-1-2026. Zolang de wet er niet is, blijft € 0,23 het geldende tarief en rekent dit sjabloon (en onze rekentools) daarmee. Bij aanname verrekent de Belastingdienst het verschil van 0,02 euro per km via de aangifte over 2026.
Wat is een zakelijke rit?
Elke rit die je voor je onderneming maakt: klantbezoek, materiaal ophalen, netwerkevent, opleiding. Woon-werkverkeer telt mee als je vanuit huis onderneemt en naar wisselende klantlocaties reist: je hebt dan geen vast werk-adres. Een lunchafspraak met een prospect telt mee; een privé-rit die je toevallig langs een klantpost combineert niet zomaar (splits de omweg af).
Hoe zit het met de btw op benzine?
Btw op brandstof voor zakelijke ritten mag je terugvragen als voorbelasting, mits de bon aan de eisen voldoet en de auto zakelijk gebruikt wordt. Rijd je ook privé in dezelfde auto, dan geldt een correctie voor privégebruik in de laatste btw-aangifte van het jaar. Dit sjabloon rekent alleen de km-vergoeding voor de inkomstenbelasting; de btw-kant loopt via je bonnen-administratie.
Werkt dit ook in Google Sheets?
Ja. Bestand → Openen → Uploaden. De IF-formule voor de vergoedingskolom en de SUMIF-formules voor de jaartotalen werken één-op-één. Numbers (Apple) kan het openen; check even of de vergoedings-cel als euro-getal wordt weergegeven.
Wat als het bedrag per kilometer volgend jaar verandert?
Dan pas je één cel aan (het cijfer € 0,23 in de formule-kolom) en rekent de hele tabel opnieuw. Wanneer de Belastingdienst het tarief verhoogt, ververst BTW Vriend de bron en het sjabloon in dezelfde ronde. Check dus altijd het jaar in de bestandsnaam.
Verwante vragen
Belastingregels veranderen. Controleer bij twijfel de Belastingdienst of vraag een fiscaal adviseur.
Was dit nuttig?
Bedankt voor je feedback.