Borg betaald of terugontvangen, is dat kosten?

De rode draad staat op de gids over dagelijkse boekhoudvragen; deze pagina zoomt in op één situatie.

Je huurt een werkruimte en betaalt twee maanden borg. Of je least apparatuur met een waarborgsom, huurt een aanhanger met € 100 borg. Grote overboeking, dus je wilt hem aftrekken; precies dáár zit de fout: borg is geen kosten. Het is jouw geld dat tijdelijk bij een ander logeert. De boekhouding moet dat verschil laten zien, anders klopt je winst niet.

Waarom borg geen kosten is

Kosten zijn uitgaven die je kwijt bent in ruil voor iets: huur, spullen, diensten. Een waarborgsom ben je niet kwijt: je krijgt hem terug zodra het contract netjes eindigt. Fiscaal is het dus geen kostenpost maar een vordering: geld dat de zaak nog tegoed heeft, geparkeerd op de balans. Trek je hem tóch af, dan is je winst dat jaar te laag (te weinig belasting) en het jaar van teruggave te hoog: een verschuiving die nergens voor nodig is en bij een controle gewoon fout gerekend wordt. Er zit ook geen btw op een borg: er wordt niets geleverd, dus er valt niets terug te vragen.

De boeking, heen en terug

Betalen: de overboeking labelen als waarborgsom/borg, in de meeste pakketten een balanscategorie (“vorderingen” of specifiek “waarborgsommen”), niet een kostencategorie. Terugkrijgen: de ontvangst tegen dezelfde categorie wegstrepen; geen omzet (je verkocht niets), gewoon je eigen geld dat terugkomt. Per saldo raakt de hele reis je winst nooit. Houd wel een simpel lijstje bij van uitstaande borgen (bij wie, hoeveel, sinds wanneer): een borg van drie jaar geleden bij een allang beëindigd contract is verrassend vaak vergeten geld, en niemand herinnert jóu eraan behalve je eigen administratie.

Als er wordt ingehouden: dán wordt het kosten

Eindigt de huur en houdt de verhuurder € 300 in voor herstel, dan verandert dát deel op dát moment van vordering in kosten: je krijgt € 300 minder terug, en die € 300 is een gewone zakelijke last in het jaar van afrekening (met de eindafrekening als document; vraag die dus op). Het restant komt normaal terug tegen de borgcategorie. Zo klopt het altijd precies: borg is nooit kosten totdat vaststaat dat je een deel echt kwijt bent. Word je het oneens met de inhouding, dan is dat een contractuele discussie; boek intussen wat er feitelijk gebeurde, niet wat je hoopt terug te vechten.

Spiegelbeeld: borg ontvángen van klanten

Verhuur of leen jij zelf spullen uit en vraag je borg, dan geldt exact het omgekeerde: de ontvangen borg is geen omzet maar een schuld (je moet hem terugbetalen), zonder btw. Pas als je terecht inhoudt wegens schade, wordt het ingehouden deel op dat moment omzet, mét de bijbehorende btw-vraag over wat je feitelijk in rekening brengt. Klein detail met hetzelfde grote principe als dit hele cluster: boek wat een geldstroom is, niet hoe hij voelt; en borg is, in beide richtingen, geparkeerd geld.

Bronnen

• Belastingdienst, Administratieve verplichtingen
• Belastingdienst, Overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten